Centraliser les données avec une gestion de projet intégrée

Die Herausforderung

Wiphak zufolge sucht das Technologieteam proaktiv nach Bereichen, die mit besserer Technologie optimiert werden könnten. „Durch Betrachtung unseres vollständigen Geschäftsprozesses stellten wir fest, dass unser Bauteam immer noch Microsoft Project und Excel für seine Arbeit verwendete. Es lag also nahe, dass wir uns das genauer ansahen. Und ohne lange zu suchen, erkannten wir die Probleme, mit denen unsere Bauteams ständig zu tun hatten. Wichtige Informationen waren über mehrere Systeme wie Google Drive, One Drive und E‑Mails verteilt. Das erschwerte die effektive Kommunikation und die Abstimmung der Stakeholder." Also machte sich Ananda auf die Suche nach einer fortschrittlichen Plattform für das Projektmanagement.

Die Lösung

„Wir benötigten eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die alle unsere Prozesse und Informationen an einem Ort verbindet", so Wiphak. Das Team von Ananda prüfte verschiedene Lösungen auf dem Markt, um die beste Option für sich zu finden. „Wir stellten fest", so Wiphak weiter, „dass Procore genau das war, was wir zur Verbindung unserer Informationen und Teams brauchten. Wir haben uns aus mehreren Gründen für Procore entschieden: Procore bietet Benutzerfreundlichkeit und einfache Verwaltung von Subunternehmern. Außerdem hat uns Procore mit seinem App Marketplace überzeugt." Die offene API und Erweiterbarkeit von Procore waren zentrale Argumente für ein technisch versiertes, innovatives Unternehmen wie Ananda.

Eine echte Plattform ermöglicht Dateneinblicke

Wie bei den meisten Kunden von Procore wollte man auch bei Ananda Procore zunächst für den Bauablauf einsetzen. Das Team für technologische Innovation verwendet die offene API von Procore, um ein benutzerdefiniertes Dashboard mit den für das Unternehmen wichtigsten Einblicken auf Bauebene bereitzustellen. „Wir haben ein Bau-Dashboard, das sich auf Procore-Daten stützt. Das gesamte Projektmanagementteam nutzt es, um den Zustand des Zeitrahmens und des Budgets sowie den Fortschritt zu überwachen. So erhält es frühzeitig Warnungen zu Bereichen, die gefährdet sein könnten, und das hilft uns, Probleme mit Zeitplan, Kosten und Qualität zu vermeiden. All dies ist möglich, weil wir einheitliche Daten haben, die auf einer Plattform zusammengefasst sind."

Mehr Nutzen über die Bauphase hinaus

Nachdem Procore bei Ananda erfolgreich für die Bauphase implementiert war, erkannte man das Potenzial, den Einsatz von Procore weiter auszubauen, um Projekte in früheren Phasen zu unterstützen. Wiphak erklärt: „Als wir begannen, Procore zu nutzen, hatten wir bereits hilfreiche Daten über die Konstruktion. Um nun einen umfassenderen Überblick zu schaffen, müssen wir anfangen, Informationen und Prozesse über die Bauvorbereitung zu extrahieren und sie in Procore zu integrieren." Ananda hat 14 kritische Punkte innerhalb des Baulebenszyklus definiert, die Hälfte davon in der Bauvorbereitungsphase. Das Team von Ananda arbeitet daran, diese sieben wichtigen Meilensteine der Bauvorbereitung in Procore zu integrieren. Wiphak erklärt: „So wird es uns möglich sein, unsere Effizienz durchgehend zu verbessern."

Procore während der Bauvorbereitung nutzen

Das Team von Ananda verwendet bereits die Stärke von Procore als Tool zur Zusammenarbeit und zentrales Repository für alle damit zusammenhängenden Informationen, um die Bauvorbereitungsprozesse zu optimieren.So nutzt Ananada Procore zum Beispiel, um den Projektstart zu steuern. Wiphak erklärt, dass beim Projektstart „mehrere verschiedene Teams involviert sind – wie die Teams für Grundstückserwerb, Design, Bau und zahlreiche andere. Die Logistik hinter Meetings, Kommunikation und Informationsaustausch kann sehr knifflig und zeitaufwendig sein. Früher haben wir zur Nachverfolgung Microsoft Project oder Tabellen genutzt – aber hierbei hatte jede Person eine andere Sicht auf das Projekt." Es musste eine bessere Lösung her, also wandten sie sich an Procore. „Nachdem wir nun damit angefangen haben, diesen kritischen Prozess in Procore einzubinden, ist der unmittelbare Vorteil klar erkennbar – jede Person hat die gleichen Informationen und den gleichen Einblick in das Projekt."Ananda nutzt Procore auch zur Implementierung eines Design-Gate- und Checklisten-Prüfprozesses für Genehmigungen. Wiphak erläutert, dass „viele detaillierte Informationen wie Umfragen, Design und rechtliche Dokumente während dieses Schrittes benötigt werden, um die Baugenehmigung zu erhalten, und das Timing ist hierbei entscheidend." Da für die Genehmigung die Zusammenarbeit mit Regierungsbehörden erforderlich ist, können Informationsfehler oder Auslassungen zu kostspieligen Verzögerungen führen. Wiphak erklärt: „Wir planen die Erstellung von Checklisten und deren Zuordnung zu Dokumenten, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen fehlen oder unvollständig sind. Nachdem wir diesen kritischen Prozess in Procore integriert haben, gehen wir davon aus, dass weniger Genehmigungen abgelehnt werden und wir sie mit viel weniger Aufwand durchbekommen."

Ergebnisse

Seit der Einführung von Procore im Jahr 2018 hat das Team bei Ananda Procore bereits grundlegend in seine Abläufe integriert. „Bei Ananda nutzen wir Procore intensiv für die Zusammenarbeit mit unseren Auftragnehmern und Subunternehmern", so Wiphak. Und man kann die Vorteile bei Ananda sehen. „Seit der Einführung von Procore im Jahr 2018 haben wir eine klare Verbesserung dahingehend festgestellt, wie viel schneller unser Team administrative Projektaufgaben ausführen kann. Und ziehen wir einen groben Vergleich zwischen der Zeit, bevor wir mit der Verwendung von Procore angefangen haben, und danach, können wir eine signifikante Verbesserung sehen – wir sind mehr als 40 % effizienter als zuvor."

Mit der Hilfe seines kreativen und tatkräftigen Teams für technologische Innovation wird bei Ananda im Bestreben, erstklassige Projekte zu liefern, die Nutzung von Procore nur noch weiter ausgebaut. „Unser Ziel ist es, einen kreativen Weg zu finden, wie wir Technologie über unseren gesamten Projektlebenszyklus implementieren können. Und Procore ist eine der treibenden Kräfte, mit denen wir unser Unternehmen tagtäglich voranbringen."