Umgestaltung des Baumanagements für bessere Ergebnisse

Die Herausforderung

Im Jahr 2014 beschloss das Boston’s Children Hospital eine ehrgeizige strategische Finanzplanung mit einer Laufzeit von 10 Jahren und im Umfang von 3 Milliarden US-Dollar. Eckpfeiler dieser Finanzplanung sollte das Hale Family Building sein, eine hochmoderne pädiatrische Pflegeeinrichtung.

Der Umfang, die Komplexität und die strategische Bedeutung dieser Finanzplanung machten eine Standard-Prüfung zur Risikosicherung erforderlich, die sich auf die Fähigkeit des BCH zur Durchführung von Finanzprojekten konzentrierte, bevor die Planung in die nächste Phase gehen konnte. Wenngleich die Prüfer die Fähigkeiten und die Erfahrung des BCH Facility-Management-Teams lobten, wiesen sie gleichzeitig auch auf Risiken und Leistungsschwächen innerhalb der manuellen Prozesse, nicht integrierte Projektdaten und unzusammenhängende Kostenkontrollen und Finanzberichte in Form von Excel-Tabellen hin. Das Management kam überein, dass diese Probleme so schnell wie möglich angegangen werden mussten, und stellte dem Facility-Management-Team die notwendige Technologie zur Verfügung, um die erfolgreiche Durchführung des Projekts sicherzustellen.

Die Lösung

Die Implementierung von Procore führte beim BCH zu einer Strukturierung, Digitalisierung und Standardisierung aller Aspekte der Durchführung seines Finanzprojekts. Sie sorgte für eine Verknüpfung und Optimierung von Abläufen, Daten, Dokumentation und Kommunikation mit Stakeholdern in einem einzigen kollaborativen Raum. Durch die Integration von Procore in die Systeme für ERP und Capital Planning wird die Projektfinanzierung im gesamten Unternehmen synchronisiert, wodurch wiederum sichergestellt wird, dass alle Stakeholder mit denselben Daten arbeiten.

Erstklassige Kinderklinik heilt den Bauprozess

Al Nover ist Facilities Finance and Contract Manager am renommierten BCH, der Anlaufstelle für erstklassige pädiatrische Versorgung. „Am Boston Children's Hospital ist das Facility-Management-Team wirklich wie eine Serviceorganisation für das Krankenhaus. Unsere Kunden sind die Ärzte und die Abteilungen, die Platz brauchen. Wenn neue Gebäude gebaut werden müssen, beaufsichtigen wir den Bau."

Als das BCH eine ehrgeizige Finanzplanung mit einer Laufzeit von 10 Jahren und einem Umfang von 3 Milliarden US-Dollar beschloss, die den Titel „Transforming Tomorrow" erhielt, war das Hale Family Center das Herzstück dieser Finanzplanung. Mit ihrer zukunftsweisenden medizinischen Technologie und dem ansprechenden Design sollte diese 15-stöckige (inkl. 4 unterirdische Stockwerke), hochmoderne Kombination aus Kinderklinik und Forschungseinrichtung den Ruf des BCH als globales Zentrum für pädiatrische Heilung noch weiter verbessern [EN].

Eine Risikobewertung für die Durchführung von Finanzprojekten ergab, dass die Abteilung Facility Management des BCH umfassende Fachkenntnisse aufweist, die für die von ihr verwalteten komplexen Projekte gut geeignet sind. Die Prüfer wiesen jedoch auch auf ein besorgniserregendes Wirrwarr aus Tabellen, manuellen Einträgen und unzusammenhängenden Inseln von zeitkritischen Daten hin.

„Die Prüfung ergab, dass unsere Kostenkontrolle gut funktionierte und dass die Projektmanager wussten, was sie taten," erzählt Nover, „aber es war alles in Excel, wie bei vielen Unternehmen damals. Bei unseren Silos an Excel-Tabellen hatte nur der PM wirklich den Durchblick. Manche dieser Tabellen waren richtig kompliziert."

Digitalisieren, nutzen, standardisieren

BCH beauftragte ein führendes Beratungsunternehmen für Finanzprojekte, um, wie Al Nover es schön ausdrückt, „uns zu helfen, aus dem Land der Tabellen und Datensilos herauszukommen." Das erste Glied in der langen Kette der Einführung und Finanzierungsgenehmigung eines Projekts – eine zehn Zentimeter dicke Aktenmappe mit dem Titel „Step Package" – war gleichzeitig das erste gute Beispiel für all das, was weg musste.

„Das war alles manuell," sagt Nover in amüsiertem Staunen. „Wir stopften doch tatsächlich Umschläge mit Dokumenten voll und verschickten sie per Post zwischen den Abteilungen. Jetzt kommt es einem total lächerlich vor! Wo ist das Step Package? Wir hingen am Telefon und versuchten, die Signaturen zu finden."

Ausgerüstet mit einem Business Case zur Reduzierung von Risiken und zum Antrieb von Verbesserungen machte sich das BCH auf die Suche nach einer neuen digitalen Lösung und fand schließlich Procore – und damit die absolute Effizienz einer digitalen All-in-One-Plattform, die allen Beteiligten einwandfreie Projektdaten zur Verfügung stellt.

Nover macht es unmissverständlich klar: „Mit Procore haben wir die meisten unserer Geschäftsabläufe digitalisiert, was von enormem Vorteil ist. Sobald das Projekt gestartet ist, werden die Finanzdaten nämlich standardisiert und automatisch mit Procore, Oracle ERP und Hyperion Capital Planning synchronisiert."

Die ständig aktualisierten Projektdaten fließen zwischen allen Abteilungen des Unternehmens hin und her und werden klar, umsetzbar und einwandfrei in der Procore-Plattform konsolidiert. „So haben die Projektmanager alle nötigen Informationen beisammen," erklärt Nover. „Es gibt keine manuellen Einträge; alles ist mit dem Hauptbuch synchronisiert. Wir sehen jede Veränderung, jede Bestellung, jede Transaktion – alle Finanzdaten sind digitalisiert."

Das Hale Family Building und die Zukunft des BCH

Das Hale Family Building, das im Herbst 2021 eröffnet werden soll, verkörpert die Zukunft der pädiatrischen Betreuung. Von vollständig integrierten chirurgischen Umgebungen über klinische Labore mit effizienzsteigernden offenen Grundrissen bis hin zu einer heilenden Fülle von Grün- und Freiflächen im Innen- und Außenbereich verbindet das Projekt die Gegenwart mit der Zukunft. Al Nover ist davon überzeugt, dass die Projektdaten gleichzeitig dazu beitragen können, das Wachstum des BCH in Zukunft kontinuierlich zu verbessern.

„Wir haben Procore Analytics mit dem neuen, auf die Eigentümer ausgerichteten Berichtspaket erworben. Jetzt, da wir all unsere Informationen an einem Ort beisammen haben, freue ich mich sehr darauf, loszulegen und zu sehen, wie viel mehr Wert wir aus unseren Projektdaten ziehen können."

Das BCH schreibt vor, dass jedes Facilities-Projekt in Procore verwaltet wird, von den größten und komplexesten Neubauten – wie dem Hale Family Building – bis hin zur einfachsten Kapitalverbesserung. BCH hat seit der Implementierung bis zum heutigen Tag Hunderte von Projekten auf der Procore-Plattform durchgeführt.

Nover ist lange genug dabei, um zu wissen, dass im Fokus all diesen Aufwands die Menschen stehen, und die Technologie ist am besten, wenn sie diesen Zweck vorantreibt.

„Wissen Sie, mein Ziel war es immer, die Projektteams und Projektmanager zu unterstützen, die herumrennen wie kopflose Hühner. Jetzt müssen sie nur noch Procore aufmachen, um all ihre RFIs, Einreichungen, Zeichnungen und Fotos zu sehen; sozusagen die Dokumentenverwaltungsseite des Hauses. Und mit der Integration der Finanzdaten haben sie eine zentrale Anlaufstelle, die super benutzerfreundlich ist und ihr Leben wirklich einfacher macht." Nover hält inne. „Die Vorteile für uns waren Effizienz, Transparenz, Genauigkeit und Kontrolle. Wir jagen nicht ständig irgendwelchen Zetteln hinterher, sondern wir wissen, wo alles ist. Procore ist unsere einzige Quelle der Wahrheit."

Um mehr über die Geschichte des BCH von Al Nover direkt zu erfahren, sehen Sie sich die Aufnahme unserer Groundbreak-2020-Sitzung mit dem Titel „Managing the Financial Success of Your Capital Projects as an Owner" an.

Um mehr über die Geschichte des BCH von Al Nover direkt zu erfahren, sehen Sie sich die Aufnahme unserer Groundbreak-2020-Sitzung mit dem Titel „Managing the Financial Success of Your Capital Projects as an Owner [EN]" an.