International Campus entwickelt innovative Immobilien mit Echtzeitdaten

Die Herausforderung

International Campus entwickelt und betreibt innovative Wohnimmobilien für Studierende und Berufseinsteiger. Mit derzeit über 5.000 Apartments in Deutschland, Österreich, Tschechien und den Niederlanden gehört IC zu den führenden Anbietern im Bereich Micro Living. Im Zuge der Prozessoptimierung und Digitalisierung im Unternehmen suchte man nach einer Softwarelösung für die Development-Abteilung. Ziel war dabei, eine Lösung zu finden, die den kaufmännischen Teil abbildet und von allen Projektbeteiligten in der Projektumsetzung genutzt werden kann.

Die Lösung

Dank der cloudbasierten Plattform von Procore konnte International Campus sowohl die Projektabläufe als auch die Kommunikation signifikant verbessern. Neben der Vernetzung aller Projektpartner ist es vor allem die Transparenz der Daten, die die Projektsteuerung nun erheblich vereinfacht. Als entscheidend für die erfolgreiche Einführung von Procore erwies sich dabei die hohe Benutzerfreundlichkeit. Sie ermöglichte es allen Akteuren in kürzester Zeit, die Plattform effektiv zu nutzen. Innerhalb nur weniger Monate brachte IC sämtliche Bauprojekte auf die Procore-Plattform. Die Zeitersparnis dank standardisierter Prozesse und nur noch einer Lösung für alles ist dabei enorm.

Maßgeschneiderte Bausoftware für Auftraggeber

Die Themen Prozessoptimierung und Digitalisierung waren im Unternehmen bereits seit einer Weile auf der Agenda, als schließlich im Herbst 2021 für den Bereich Development eine neue Baumanagement-Software eingeführt werden sollte. Bis dahin stand den Teams kein spezielles Softwareprogramm zur Verfügung. Vielmehr bediente man sich gängiger Einzellösungen und Workarounds wie etwa der Nutzung von Excel.

Nach gründlicher Marktrecherche und einem intensiven Auswahlverfahren, in dem Programme verschiedener Anbieter geprüft wurden, fiel die Wahl auf Procore. Dies vor allem aus zwei Gründen: Man wollte eine cloudbasierte und gleichzeitig sichere Plattform und sie sollte intuitiv von allen Projektbeteiligten genutzt werden können.

Mareike Groba, Commercial Project Manager bei International Campus erklärt dazu: „Aufgrund der Anforderungen unserer Shareholder sind wir nicht nur in der Situation, dass wir sämtliche Projekte ESG-zertifizieren lassen müssen. Auch als Unternehmen haben wir ESG-Ziele im Blick. Und da spielen unter anderem Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit und Anwenderkomfort eine Rolle. Es wäre einfach nicht mehr zeitgemäß gewesen, unsere Leute weiter mit Excel-Tabellen arbeiten zu lassen.“

International Campus fungiert als klassische Bauherrenvertretung und nutzt derzeit vor allem das Finanzmanagement der Procore-Plattform. Die Steuerung der Projekte erfolgt dabei unter Einbeziehung der Zahlen aus dem Budget. Dabei wertet IC für das Projekt-Controlling auch projektübergreifende KPIs, wie z.B. die Kosten pro Bett, aus. Sehr wichtig für die Immobilienentwickler ist darüber hinaus der zentrale Zugriff auf alle Projektdaten, wie Mareike Groba erläutert: „Auf alle Daten in Echtzeit zugreifen zu können und alle Projektinformationen an einem Ort zu haben, bringt immense Vorteile. Es vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern erheblich – mit Projektsteuerern, Architekten und auch mit dem Generalunternehmer.“

Bereits heute, obwohl IC noch nicht alle Procore-Tools in vollem Umfang nutzt, beschreibt die Projektmanagerin die Einführung der Plattform als absoluten Gewinn für das Unternehmen: „Weg von endlosem E-Mail-Verkehr und Exceltabellen hin zur strukturierten digitalen Projektarbeit.“ Im nächsten Schritt sollen für die kommenden Projekte auch verstärkt Tools für die Projektausführung eingesetzt werden.

Maximale Transparenz

Elementar wichtig bei der Immobilienentwicklung ist, nicht nur für den Fall von Rechtsstreitigkeiten, eine gute Dokumentation. „Das ist das Kernthema,“ betont Mareike „und davon profitieren alle Beteiligten: Eine Plattform zu haben, auf der alles dokumentiert ist – Vertragsthemen, Schriftverkehr, Nachträge etc. – gebündelt und transparent.“

Dadurch entsteht Verbindlichkeit bei Zahlen und Fakten und es gibt weniger Konflikte zwischen den Projektpartnern, denn Procore dient als zentrale „Single Source of Truth“. Auch die damit verbundene Zeitersparnis von je nach Projekt zwischen 20 % und 30 % des Aufwandes bei der Dokumentation ist ein wirtschaftlicher Vorteil, was sich gleichzeitig auch auf den Arbeitsalltag der Teammitglieder auswirkt: Effektive, automatisierte Prozesse schaffen Freiraum für wichtige Planungs- und Steuerungsaufgaben. „Und somit lässt sich durch die Nutzung der Plattform auch Geld sparen“, bestätigt Mareike Groba.

Ein wichtiger Mehrwert für die International Campus Group sind fest definierte Workflows. Sie lassen sich in Procore individuell aufsetzen und in sämtlichen Bereichen einbinden, etwa für die Freigabe von Verträgen und Rechnungen oder auch für interne Designprozesse.

Für ihre Reportings nutzen die Immobilienexperten Procore Analytics mit Power BI. „Damit lassen sich alle internen und ebenso die externen Reporting-Anforderungen in Richtung der Shareholder erfüllen“, stellt Mareike Groba heraus. Aktuell arbeitet IC daran, individuelle Reportings für die spezifischen, internen Zwecke zu erstellen. An einigen konkreten Beispielen zeigt Mareike Groba weitere Themen auf, bei denen sich die Prozesse bei International Campus durch die Einführung von Procore im Unternehmen optimieren ließen:

• Die Forecast-Funktion ermöglicht das Erstellen von Prognosen und Liquiditätsberechnungen.

• Dank projektübergreifender Analysen der Kennziffern lassen sich einzelne Kostenbereiche der verschiedenen Wohnkonzepte besser vergleichen.

• Die vielen Tools zur Überwachung von Aufgaben und Terminen ermöglichen ein effektives Risikomanagement.

Individuelles Set-up und einfache Bedienung

Besonders erfreulich ist die hohe Akzeptanz in der Belegschaft. Immer mehr Abteilungen greifen auf die Informationen in Procore zu – zum Beispiel auch Marketing, Accounting und Operations. Die intuitive Oberfläche der Plattform macht die Anwendung sehr einfach bedienbar und das Feedback der Kolleginnen und Kollegen bei IC ist durchweg positiv, berichtet Mareike Groba. Das Schulungs-Package von Procore mit Videos und Anleitungen ermöglicht es jedem neuen Teammitglied, sich sehr schnell und einfach einzuarbeiten. „Das ist ebenfalls ein großer Vorteil, da wir kaum die Kapazitäten hätten, ständig neue Angestellte an allen Standorten zu schulen“, erklärt Mareike Groba.

An den Start mit Procore erinnert sie sich gut, denn es war durchaus Pioniergeist gefragt, um ans Ziel zu kommen: „Wir waren eines der ersten Unternehmen in Deutschland, das mit der Procore-Plattform gearbeitet hat, daher gab es viele offene Fragen zu klären.“ Vor allem galt es, für die Spezifika, die auf dem deutschen Markt im Bauwesen vorhanden sind, gemeinsam entsprechende Lösungen zu erarbeiten.

Ein Pluspunkt war dabei die deutschsprachige Begleitung durch das Customer Success Management von Procore. Dadurch hatte IC eine permanente Ansprechpartnerin und es konnten auch schwierigere Themen geklärt werden. Das war der entscheidende Faktor dafür, dass die Immobilienentwickler die neue Plattform von Procore effektiv nutzen konnten. So konnte das individuell angepasste Set-up zügig umgesetzt werden und IC war so in der Lage, schnell mit den verknüpften Projekten live zu gehen.

Die Baumanagement-Lösung von Procore bildete bei der International Campus Group die wichtige Basis für einen durchgehenden Prozess und erlaubte es dem Immobilienunternehmen, die Plattform individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Es war nicht nötig, eine eigene Software zu entwickeln; ebenso musste sich das Team nicht monatelang mit dem Einrichten des Programms und der Einarbeitung in die Plattform beschäftigen.

Ein schneller und reibungsloser Ablauf bei der Einführung einer neuen Softwarelösung ist für viele Unternehmen das A und O. Auch für International Campus war dies ein wesentlicher Aspekt, wie Mareike Groba bestätigt: „Für uns war es wichtig, dass die Procore-Lösung so individuell wie nötig aufgesetzt wurde und wir dennoch schnell live gehen konnten.“