Verringerte den Arbeitsaufwand für einen Projekt-Admin von einem Monat auf weniger als einen Tag.

Die Herausforderung

Als kleines fünfköpfiges Team setzte Swissroc mehrere Projektmanagement-Systeme ein. Mit der Vergrößerung des Portfolios – und damit auch des Teams – wurde das Projektmanagement mit unzusammenhängenden Systemen und Datensilos jedoch immer schwieriger. Außerdem bot dieser Ansatz nur eine minimale Sichtbarkeit und schränkte die Kommunikation zwischen den Teams stark ein.

Die Lösung

Mit einer einzigen, zentralisierten Plattform half Procore Swissroc, Arbeitsabläufe zu optimieren und Prozesse zu vereinheitlichen, was dem Team nicht Tage, sondern Wochen an administrativer Arbeit erspart. Die Plattform bietet zudem ein umfassendes Toolset, das es Swissroc ermöglicht, mehr Projekte zu managen. Mit qualitativ hochwertigeren Builds verzeichnete Swissroc nach und nach eine Zunahme des Empfehlungsgeschäfts. Mithilfe von Procore hat Swissroc den Umsatz drei Jahre lang in Folge um jeweils 300 % vervielfacht und ist heute international tätig.

Der Weg zur Standardisierung

In vielen schnell wachsenden Unternehmen werden erfahrene Teammitglieder oft zu Experten für alle Aufgabenbereiche. Julien Fersing von Swissroc ist ein solcher Experte, der das Wachstum des Unternehmens nicht nur aus erster Hand miterlebt, sondern auf dem Weg dorthin auch viele Rollen übernommen hat. Als Executive Director fungiert er als BIM-Manager, Leiter des Innovationsbereichs und überwacht die Implementierung und Nutzung von Procore. Darüber hinaus ist er Mitbegründer und Managing Director der neuesten Abteilung des Unternehmens, die sich mit Innovation und Technologie befasst und über Niederlassungen in der Schweiz und Polen verfügt.

Als Julien bei Swissroc anfing, bestand seine Aufgabe in der Verbesserung der Technologielösungen des Unternehmens. Damals verwendete Swissroc eine Kombination aus Dokumentenverwaltungssystemen wie Dropbox, Google Drive, Excel und E-Mail. Dieser Ansatz wurde jedoch immer komplexer und zeitaufwendiger.

„Ich erinnere mich, wie ich den Zugriff auf geteilte Ordner bei Dropbox verwaltet habe, und das war ein Albtraum, weil wir nicht wussten, wer was getan oder wer was gelöscht hatte", denkt Julien zurück. „Das war überhaupt nicht effizient, denn wir hatten damals drei Projektmanager, und das bedeutete drei verschiedene Arten der Projektverwaltung. Beim Datenaustausch gab es keine Gemeinsamkeiten. Das war wirklich problematisch."

Problematisch vor allem dadurch, weil unzusammenhängende Systeme und Datensilos entstanden, die die Kommunikation behinderten. Es bedeutete, dass die Projektmitarbeiter nicht immer über die aktuellsten Dokumente verfügten und der Eigentümer oft keinen vollständigen Überblick über den Projektfortschritt hatte.

„Kommunikation war ein Albtraum für den Kunden. Es war außerdem schwierig, weil es überhaupt keine Sichtbarkeit gab. Der Kunde wusste nicht, was vor sich ging. Manchmal gab es eine E-Mail-Kopie, aber das war nicht immer der Fall."

Julien entschied, dass sich etwas ändern musste. Er erstellte eine Vergleichstabelle verschiedener Projektmanagementlösungen und recherchierte detailliert die spezifischen Probleme, mit denen sein Team konfrontiert war.

„Ich verbrachte Zeit mit den Projektmanagern und den Unternehmensleitern und fragte sie, wo die Engpässe lagen und wo sie am meisten Zeit und Geld verloren. Meine Aufgabe war es, eine Technologie zu finden, die Lösungen bietet. Um es klar zu sagen: Wir haben die ganze Technologie nicht eingeführt, um technologiefreundlich zu sein oder Kunden zu gewinnen. Wir haben es für unser Image, eine bessere Verwaltung und die Zufriedenheit unserer bestehenden Kunden getan."

Für die Lösung einiger ihrer internen Probleme wandte sich das Team an Procore. Obwohl die Plattform ein umfassendes Toolset bot, war dies nicht der einzige Faktor, der bei Juliens Entscheidung eine Rolle spielte.

„Die Tools von Procore konnten die Probleme, die wir damals hatten, lösen, aber es waren auch Tools vorhanden, um Probleme zu lösen, die wir in Zukunft haben würden, wenn das Unternehmen wachsen würde", erinnert er sich.

Mit weniger mehr erreichen

Im November 2016 begann Swissroc mit Procore zusammenzuarbeiten und führte mehrere Produkte ein, darunter Projektmanagement, Qualität, Sicherheit und Baufinanzen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einem fundierten Online-Zertifizierungskurs ermöglichte Procore den Mitarbeitern eine schnelle Einarbeitung in die Plattform. Dies förderte die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und ermöglichte es den Teams, Prozesse zu standardisieren und Workflows unternehmensweit zu optimieren.

„Wenn alle auf derselben Plattform arbeiten, hilft uns das zu wachsen", erläutert Julien. „Wenn wir neue Mitarbeiter einstellen, bitten wir sie, in ihrer ersten Woche die Procore-Zertifizierung zu absolvieren. Technisch gesehen ist jeder auf dem gleichen Stand, und die Methodik ist die gleiche – selbst wenn wir um den Faktor drei oder vier vergrößern, haben wir nur eine Methode. Alle Daten befinden sich an einem Ort und werden auf dieselbe Weise verwaltet."

Für Julien hat dies zum schnellen Wachstum von Swissroc beigetragen. „Die Einführung von Procore war definitiv der erste Schritt unserer Expansion. Es war die Technologie, die es uns ermöglichte, unsere Prozesse zu optimieren und zu wachsen, während gleichzeitig unser Risiko eingeschränkt wurde."

Neben den verschiedenen Produktlinien führte Swissroc auch wichtige Integrationen wie z. B. DocuSign ein, die nicht nur Tage, sondern Wochen an manueller Verwaltungsarbeit einsparen.

„Ein Vertrag nahm mindestens drei Wochen in Anspruch. Wir haben ungefähr 40–50 Subunternehmer pro Projekt – multipliziert man das mit 35 gleichzeitigen Projekten, dann sieht man, wie viel Zeit das kostet. Mit Procore muss man sich nicht um das ganze Scannen, Drucken und Versenden von Dokumenten kümmern. Alles geschieht digital. Mit der DocuSign-Integration haben wir den Verwaltungsaufwand von einem Monat auf weniger als einen Tag reduziert. Die längste Zeit, die dieser gesamte Prozess gedauert hat, betrugt 22 Stunden, obwohl der Durchschnitt derzeit zwischen 10 und 12 Stunden liegt", so Julien.

Mit effizienteren Prozessen übernahmen die Mitarbeiter auch mehr Projekte. Vor dem Einsatz von Procore bearbeiteten die Projektmanager in der Regel 1–2 Projekte gleichzeitig, während sie jetzt 3–4 Projekte bearbeiten.

„Mit Procore konnten wir die Anzahl der Projekte verdoppeln, die wir mit derselben Anzahl von Mitarbeitern bearbeiten können. Auch die Qualität ist völlig anders. Das Image von Swissroc beruht auf der Zufriedenheit der Kunden und der Bauqualität, daher ist die Zufriedenheit der Kunden unbezahlbar", sagt er.

Swissroc hat nicht nur die Effizienz gesteigert und bei jedem Projekt eine höhere Qualität erreicht, sondern es wurden auch neue Aufträge für das Team generiert.

„Nachdem wir mit der Verwendung von Procore begannen, haben unsere Kunden uns nicht nur wegen der Qualität der Ausführung weiterempfohlen, sondern auch, weil sie mit der Art und Weise, wie wir das Projekt gemanagt haben, äußerst zufrieden waren, und das hat mit unserer offenen Kommunikation zu tun. Alles befindet sich auf einer Plattform, alles ist zugänglich."

Julien fügt hinzu, dass Empfehlungen nur ein Aspekt bei der Steigerung des Geschäftsvolumens seien. „Wenn wir uns zum ersten Mal mit Kunden treffen und ihnen erklären, wie wir Projekte verwalten, ist der Einsatz von Procore ein wahnsinnig großer Vorteil. Auch wenn ein anderes Unternehmen über 50 Jahre Erfahrung verfügen mag, betreiben wir unser Management auf eine smartere Weise, und das ist es, was sich Kunden wünschen. Sie wünschen sich etwas Neues. Sie wünschen sich etwas, das ihnen ein Gefühl der Sicherheit im Projektmanagement vermittelt. Sie wünschen sich etwas, das transparent ist und eine klare Kommunikation vermittelt. Procore hilft uns definitiv, viel mehr Geschäfte abzuschließen als zuvor, vor allem wenn man bedenkt, dass wir erst drei Jahre alt sind."

Mit der Kraft von Procore das Geschäftswachstum vorantreiben

In den wenigen Jahren des Bestehens von Swissroc ist das Projektmanagement-Team von 3 auf 30 Personen angewachsen, und der Umsatz ist ebenso schnell gewachsen. Tatsächlich ist das Unternehmen von einem Jahresumsatz von 7 Millionen US-Dollar im Jahr 2016 auf 65 Millionen US-Dollar in diesem Jahr gewachsen. Im nächsten Jahr werden 100 Millionen erwartet. In der neuen Abteilung in Polen ist das Team in knapp einem Jahr auf 20 Mitarbeiter angewachsen.

„Die Abteilung in Polen wächst noch schneller als die Zentrale", so Julien. „Wir planen, bis zum Ende des Jahres mehr als 30 Mitarbeiter zu haben, und bis zum Ende des nächsten Jahres 100 Mitarbeiter. Die Gruppe hat im dritten Jahr in Folge einen Wachstumsfaktor von 300 %. Es geht steil bergauf – die Expansion verläuft extrem schnell."

Tatsächlich ist Swissroc so schnell gewachsen, dass es andere Schweizer Generalunternehmer verblüfft hat. „Nur wenige Menschen außerhalb des Unternehmens verstehen, wie wir uns so schnell entwickeln konnten, wie wir von einem Unternehmen, das nur Badrenovierungen durchführte, zu einem Konkurrenten von wirklich großen Unternehmen geworden sind – wobei der Schweizer Markt extrem umkämpft ist. Jetzt rufen uns viele Unternehmen an und sagen: ‚Wir haben Kunden, die uns um eine Verwaltung wie bei Ihnen bitten, aber wir verstehen nicht, wie Sie das machen.‘ Ich bin der festen Überzeugung, dass Tools, die uns bei der intelligenten Verwaltung von Projekten helfen, uns definitiv auch bei einem schnellen Wachstum helfen."

Während Procore Swissroc geholfen hat, seine Prozesse zu optimieren und zu wachsen, blieb das Unternahmen auch der Verbesserung seines Produkts verpflichtet.

„Das ist ein großer Unterschied zwischen Procore und anderer Technologie – bei einer Menge Software bekommt man am Ende des Jahres nur Updates, eine ‚2019er Version‘ etwa. Die kann man einsetzen oder es sein lassen – einen Einfluss hat man darauf nicht. Bei Procore gefällt mir besonders, dass wir Teil des Prozesses sind. Wir haben etwas Wichtiges beizutragen – jedes Land, jeder Kontinent hat seine eigene Besonderheit. Die Möglichkeit, Ideen auszutauschen, ist definitiv ein großes Plus von Procore."