Introducción a las órdenes de compra de construcción: Una guía definitiva sobre las OC

Capítulo 1

¿Qué información contiene una orden de compra de construcción?

Para ilustrar el contenido de una orden de compra de construcción y su relevancia para la ejecución de un proyecto, utilicemos un escenario hipotético protagonizado por Jane y John. Supongamos que Jane es una gerente de proyectos de un contratista general contratado para construir un depósito, mientras que John es un contratista de hormigón que ganó la licitación para colar los cimientos de ese depósito.

Descripción de los resultados entregables 

Tras recibir la oferta para el vertido de hormigón, John y su equipo visitan la obra. Identifican las herramientas, el equipo, los materiales y la mano de obra necesarios para completar el proyecto. Una vez que transmita esa información al contratista general, el equipo de Jane redactará una OC por los resultados entregables indicados por John y su equipo. 

Número de resultados entregables

Cuando el equipo de Jane está redactando la OC, tiene que ser diligente con la lista de las cantidades de cada entregable proporcionado por John. Esto es importante porque una OC define explícitamente la responsabilidad fiscal del contratista general por los productos necesarios para completar el trabajo que se espera del contratista especializado. Este documento, por lo tanto, protege a ambas partes asegurando que:

1. El contratista general reciba la cantidad y calidad de trabajo solicitada.

2. El contratista especializado reciba el pago de los ítems necesarios para realizar el trabajo solicitado.

Costo acordado

Como el equipo de Jane expone la lista desglosada de los resultados entregables solicitados por el equipo de John, las dos partes acordarán un costo por ítem y posibles descuentos para ciertas cantidades de esos ítems. 

Condiciones de pago

Las condiciones de pago de una OC de construcción suelen basarse en el crédito. El contratista general envía la OC al contratista especializado para solicitar un servicio a crédito. Esto protege al contratista general en caso de que el pago se realice antes de la finalización del proyecto. 

Las condiciones de pago también pueden establecer un plazo de pago. Este define cuántos días desde la presentación de una factura tiene el comprador para realizar el pago. En este escenario, diremos que Jane aprueba una OC con un plazo de pago de 30 días, lo que significa que John recibirá el pago dentro de los 30 días siguientes a la presentación de una factura por el trabajo realizado. 

Fechas de vencimiento

Ahora que las partes han acordado las condiciones de pago, los equipos de Jane y John decidirán las fechas de vencimiento de los resultados entregables solicitados en la OC. Estas fechas serán la base para la fecha de entrega de dichos resultados.  

Método de entrega

Uno de los entregables de John en la orden de compra es una hormigonera adicional que tiene que ser enviada desde fuera del estado. El método de entrega de esa hormigonera se definirá normalmente con uno de estos dos términos de envío FOB (libre a bordo): "FOB Shipping Point (o "FOB Origin") y "FOB Destination". Si se acuerda "FOB Origin" (libre a bordo en el origen), el contratista general se hará responsable de cualquier pérdida o daño que sufra la hormigonera en cuanto salga del almacén y esté en tránsito hacia el lugar de trabajo. Si se acuerda "FOB Destination" (libre a bordo en el destino), el contratista será responsable de cualquier daño sufrido por la hormigonera hasta que llegue a la obra. 

Números de referencia

El número de referencia es una de las piezas más importantes de la orden de compra de construcción: ayuda a rastrear el documento. Dado que un proyecto puede tener cientos de órdenes de compra adjuntas, es común que estas se pierdan o se mezclen a lo largo de un proyecto. La única manera de demostrar que un servicio o material se completó o entregó según lo solicitado es poder localizar la respectiva OC por su número de referencia.

Capítulo 2

Diferencia entre una orden de compra y una factura de construcción

Hay una diferencia principal entre una OC y una factura de construcción. Una OC es presentada por el comprador (Jane, la contratista general) para determinar el costo de un contrato antes de que el trabajo se concluya. En cambio, la factura la presenta el vendedor (John, el contratista especializado) una vez finalizada la obra para recibir el pago acordado.

Capítulo 3

Diferencia entre una orden de compra y una factura de construcción

La diferencia entre una OC y un contrato de construcción es que un contrato es un documento legalmente vinculante que cubre los productos, los precios y las condiciones de pago acordados, así como las condiciones para la totalidad de un proyecto de construcción. Este incluye todas las OC necesarias (documentos que describen el precio y la cantidad de bienes o servicios necesarios para completar el contrato del proyecto) y las facturas.

Capítulo 4

Conclusión

Una OC de construcción es un elemento clave en el contrato de un proyecto porque es un documento legalmente vinculante que protege tanto al comprador como al vendedor de un producto o servicio. Al redactar una OC, es importante recordar que hay que proporcionar información explícita y detallada en las siguientes secciones:

• Descripción de los resultados entregables.

• Número (o cantidad) de resultados entregables.

• Costo acordado.

• Condiciones de pago.

• Fechas de vencimiento.

• Método de entrega.

• Números de referencia.