La empresa inmobiliaria Chilena que adoptó Procore en apoyo a la gestión de proyectos y a un mayor volumen de negocio

Desafío

Fundamenta buscaba una herramienta que le permitiera llevar a cabo un mejor seguimiento, gestión y control de los proyectos debido a un creciente volumen de trabajo pero tenían que hacerlo  sin sacrificar calidad en la gestión de proyectos o incurrir en sobrecostos innecesarios.

• Asumir un volumen de negocio cada vez mayor

• Controlar oportunamente y en detalle los cambios de proyecto, requerimientos de información (RFIs) y costos extraordinarios por proyecto

• Garantizar el seguimiento adecuado de las distintas etapas de desarrollo de cada uno de los proyectos

• Unificar todas las herramientas de la empresa de Gestión de Proyectos en una misma plataforma y que entregue una trazabilidad certera.

Solución

Fundamenta, que desde sus inicios en 2008 ha experimentado un crecimiento año a año importante de su trabajo, buscaba una herramienta que le permitiera llevar a cabo un mejor seguimiento, gestión y control de los proyectos.

Según Cesar Retamal, gerente técnico de la empresa, decidieron adoptar Procore para enfrentarse a dos realidades: el mayor volumen de trabajo y un control certero y trazable a las distintas interacciones entre las partes interesadas del proyecto, asociadas a entrega de información, cambios de proyectos, requerimientos de información, control de avance y presupuestario, control de extraordinarios, entre otros.

Resultados

• Aumento en la capacidad de gestión, pasando de 4 a 6 proyectos en desarrollo por la inmobiliaria en un comienzo a 12 proyectos en simultáneo en la actualidad.
• Reducción de sobrecostos por aumento de trazabilidad en los proyectos y menores costos de gestión administrativa.
• Centralización de la información en una misma plataforma para toda la empresa en lo que se refiere a Control de Proyectos.

La historia

Nacida en 2008, Fundamenta se crea cuando el actual socio mayoritario de la empresa, con experiencia previa en el sector inmobiliario, decide emprender y funda la empresa en Chile. Partiendo de la cartera de clientes con la que contaba gracias a su recorrido profesional previo en el sector, Fundamenta se vio pronto inmersa en un proceso de expansión y no fue hasta 2017 que se comenzaron a plantear la necesidad de adoptar una plataforma digital de gestión de proyectos.

Fundamenta incorpora Procore a su sistema de gestión de proyectos con la intención clara de acompañar el creciente volumen de trabajo sin perder calidad en la gestión de proyectos o incurrir en sobrecostos innecesarios. A día de hoy la gerencia técnica de la empresa asegura que "el mayor beneficiado es el proyecto, ya que se disminuyen errores y se acortan plazos de aprobación."

Los cinco requisitos clave para una plataforma de gestión de proyectos de construcción

Según Retamal, una vez asumida la necesidad de aprovechar la tecnología, integración y la conectividad para facilitar la gestión de los proyectos, comenzaron a pensar en los diferentes requisitos que pedirían a una herramienta de gestión:

• Digitalización

• Ayuda en la gestión y trazabilidad (workflow), no solo en la documentación

• Aceleración de los procesos de aprobación

• Uso sencillo y reportes estructurados y periódicos

• Inversión acorde al volumen de negocio

El software de gestión de proyectos Procore, no solo cumplía los requisitos fundamentales para Fundamenta, sino que además y acorde a Retamal, cuenta con una excelente atención personalizada: "cada vez que hemos necesitado de algún tipo de apoyo o asistencia, Procore nos la ha proporcionado. Así, estamos dedicando más tiempo al trabajo de valor, a lo que tenemos que hacer”.

Una herramienta adaptada a las necesidades del futuro del sector inmobiliario

Para la industria inmobiliaria y la construcción de edificaciones en altura que, según Retamal, está aún por detrás de la construcción industrial a nivel de digitalización y de uso de herramientas efectivas en apoyo a la gestión de proyectos, es común estimar costos extraordinarios por proyecto de en torno al 2.0%. Sin embargo, también es habitual sobrepasarlos hasta llegar incluso a un 3.0% o más, por demora en la entrega oportuna de información o cambios de proyectos, por errores en los flujos de aprobación en las distintas etapas del proceso, entre otros factores claves.

Así, para Fundamenta fue decisivo incorporar una herramienta de gestión de proyectos de construcción como Procore: "la digitalización es necesaria y eficiente. Cuando hay muchas variables y diferentes proyectos, las plataformas digitales facilitan mucho la trazabilidad y la conectividad entre las partes”, destaca el gerente técnico. Además, según el mismo, Procore parece estar en el sentido correcto en cuanto a prever y escuchar las necesidades que ya están surgiendo en nuestro sector, de cara a incorporarlas a su herramienta.

Una implementación gradual ‘boca a boca’

Los cambios de metodología no suelen ser sencillos, sobre todo al principio. Sin embargo, y según recuerda el gerente técnico de Fundamenta, Cesar Retamal, las bondades de una herramienta como Procore, que te permiten dedicar más tiempo al análisis que a la gestión administrativa y recuperar tiempo de calidad en tu trabajo, se vuelven pronto vox populi. Así, al día de hoy, más del 50% del personal de Fundamenta relacionado con el desarrollo y ejecución de proyectos ha adoptado el software de gestión de proyectos Procore: "se incluyó primero a la inspección y gerencia técnica, y en forma gradual y posteriormente se incluyó a la constructora y el área de arquitectura. Actualmente, la inmobiliaria está fomentando Procore en el área financiera de la empresa y en los procesos de postventa, buscando centralizar la mayor parte de los procesos de gestión de proyectos en una sola plataforma preparada para ello.