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Liste de réserves : qu'est-ce qu'une liste de réserves ?
Chapitre 1
Introduction aux listes de réserves : caractéristiques et utilisation
Les projets de construction semblent souvent interminables. De nouveaux problèmes surviennent sans cesse, tandis que les anciennes tâches s'accumulent et requièrent aussi votre attention. Il y a tellement de variables qu'il vous faut un outil pour vous faciliter le travail et permettre une visite de fin de chantier sans heurt. C'est là que les listes de réserves entrent en jeu. Les listes de réserves sont couramment utilisées pour la gestion de projet de construction. Elles visent à garantir le respect du cahier des charges du projet. Dans cet article, nous allons vous expliquer en quoi elles consistent, comment les intervenants clés les utilisent et comment vous pouvez améliorer ce processus.
Qu'est-ce qu'une liste de réserves ?
Une liste de réserves est une liste de contrôle détaillée qui répertorie les tâches qui restent à traiter. Il s'agit généralement de travaux dont l'exécution n'est pas conforme au cahier des charges ou de tout élément nécessitant une modification, comme un défaut d'installation ou une fonctionnalité inappropriée du bâtiment. Les problèmes répertoriés sont généralement mineurs puisque toute anomalie majeure sera normalement résolue en urgence et par l'intermédiaire d'un ordre de changement.
Voici quelques exemples de réserves courantes :
Réparation d'une fenêtre cassée
Remplacement de plinthes ébréchées
Retouche de peinture sur les plafonds
Remplacement d'un miroir brisé dans la salle de bain
Enlèvement des débris dans le jardin
Comme vous voyez, une liste de réserves répertorie les tâches mineures à réaliser avant la visite de fin de chantier. L'objectif du chef de projet doit être de lever toutes ces réserves avant cette visite finale.
Chapitre 3
Comment améliorer le processus d'utilisation des listes de réserves ?
Les listes de réserves sont indissociables de tout projet de construction. Si une simple liste sur papier ou dans une feuille Excel suffit parfois, ces méthodes se révèlent insuffisantes pour les projets de grande ampleur, où les réserves sont généralement nombreuses, ce qui accroît les risques de pertes d'informations. Il existe toutefois plusieurs manières de simplifier ce processus pour l'ensemble des intervenants.
Documentez en temps réel
S'il peut être tentant d'attendre la fin d'un projet pour créer la liste de réserves, un peu d'anticipation permet à l'équipe de travailler bien plus efficacement et vous aide à clarifier les attentes en matière de qualité et de processus pour tous les intervenants. Ce modèle de liste de réserves évolutif peut sembler plus complexe à mettre en œuvre dans les premiers instants, en raison des vérifications plus fréquentes d'avancement et de responsabilités de chacun, mais tout ce travail paiera en fin de projet.
Affectez chaque tâche à la bonne personne
Il arrive que de nombreux éléments soient ajoutés dans l'urgence à la liste de réserves. Tout le monde a bien conscience que ces tâches doivent être réalisées dans les meilleurs délais, mais personne ne sait vraiment qui en a la charge. Peu importe leur ampleur, tous les éléments des listes de réserves doivent être attribués à un intervenant spécifique. Si une tâche requiert l'intervention de plusieurs personnes, attribuez à chacune d'elles un rôle précis. Par exemple, si une tâche est attribuée à trois sous-traitants, l'un d'eux devra-t-il en assumer la responsabilité ? Les rôles et les responsabilités de chacun doivent être clairement définis afin d'éviter tout malentendu.
Formulez des requêtes précises
Vous savez maintenant qu'il est important d'attribuer chaque tâche à la bonne personne, mais comment s'assurer que chaque intervenant comprend bien la nature des tâches qui lui reviennent ? Plus la rédaction des listes de réserves sera descriptive et précise, plus vous aurez de chances de voir ce processus se dérouler sans encombre. Par exemple, est-ce qu'une personne à qui vous avez attribué plusieurs tâches sait exactement quand doit être réalisée chaque tâche ? Sait-elle quelles tâches sont prioritaires ? Un modèle de liste de réserves prêt à l'emploi vous assurera de n'omettre aucune information et de transmettre tous les détails pertinents. Plus vous serez précis dans vos consignes, plus vous aurez de chances de réussir.
Utilisez des images pour documenter les problèmes
Est-ce que tous les membres de l'équipe sont capables d'identifier la « chambre arrière », par exemple ? Savent-ils à quoi font référence les éclats ou les taches évoqués dans la liste de réserves ? Malgré tous vos efforts, il arrive parfois que vos indications ne soient pas aussi évidentes que vous l'auriez souhaité, ou que tous les intervenants n'aient pas l'œil aussi aiguisé que le vôtre. Les images vous permettent alors de communiquer les détails essentiels sur la tâche à réaliser tout en levant les incertitudes. En outre, ces photos serviront de preuves à votre équipe pour attester des problèmes rencontrés et des corrections effectuées. Cela peut vous éviter des reprises de travaux et vous aider à justifier certaines décisions.
Optimisez ce processus à l'aide d'un logiciel
Vous pouvez rédiger votre liste de réserves au stylo sur une feuille de papier, mais vous risquez de vous compliquer la tâche. Une liste de réserves sur papier ne permet pas de suivre tous les éléments qui entrent en jeu ni de fournir facilement des mises à jour en temps réel aux intervenants clés du projet. Même une feuille de calcul Excel fait pâle figure face aux autres options disponibles aujourd'hui. Une solution de gestion de listes de réserves basé sur le cloud favorisera le partage des informations, tout en responsabilisant chaque intervenant du projet.
Chapitre 4
Solution de gestion de listes de réserves : pour une fin de chantier sereine
La solution de gestion de listes de réserves de Procore vous permet d'établir une liste de réserves claire, d'attribuer des responsabilités, de suivre le statut de chaque élément et bien plus encore. Grâce à une interface simple et intuitive, et à des modèles préchargés, vous pouvez générer et actualiser vos listes de réserves en un rien de temps. Compatible avec les appareils mobiles, notre solution vous accompagne aussi sur le chantier, où vous pouvez attribuer des tâches, prendre des photos et documenter les problèmes en temps réel. Cliquez ici pour découvrir comment créer en quelques secondes seulement une liste de réserves performante qui favorisera une fin de chantier sereine.
Chapitre 2
Comment les intervenants utilisent-ils les listes de réserves ?
Personne ne peut assumer seul la responsabilité de lever tous les éléments d'une liste de réserves. La tâche serait faramineuse. Plusieurs intervenants sont donc amenés à prendre part à ce processus, parmi lesquels les maîtres d'ouvrage, les entreprises générales, les sous-traitants et les architectes.
Maître d'ouvrage
La principale responsabilité du maître d'ouvrage, ou client, consiste à être présent à la fin du projet pour inspecter les travaux achevés. Il visitera le chantier afin d'examiner ce qui a été fait. Il aura également la possibilité de poser des questions, de fournir des instructions ou de formuler des requêtes finales. Ces éléments seront alors ajoutés à la liste de réserves.
Entreprise générale
L'entreprise générale intervient à de multiples reprises dans le processus de liste de réserves. En tant qu'intermédiaire entre le maître d'ouvrage, les sous-traitants et l'architecte, elle occupe en effet un rôle central. Ses responsabilités sont notamment :
Intégrer les demandes et remarques du maître d'ouvrage à la liste de réserves
Examiner les tâches en suspens et ajouter tout élément supplémentaire nécessaire à la liste de réserves
Attribuer les tâches et responsabilités restantes aux sous-traitants
Déterminer une date de clôture du projet réaliste en fonction de la liste de réserves et communiquer cette information à l'ensemble des intervenants
Garantir la levée de toutes les réserves avant la visite de fin de chantier
Sous-traitants
L'entreprise générale remet à chaque sous-traitant une liste de tâches à réaliser dans un certain délai. Les sous-traitants doivent être prêts à répondre à toute question concernant ces éléments. Par exemple, le maître d'ouvrage ou l'entreprise générale peuvent lui demander des précisions sur les travaux de réparation dont il a la responsabilité. Il est également possible qu'un sous-traitant ne réalise pas une tâche de manière parfaitement conforme au cahier des charges. Cela peut se produire lorsqu'une requête n'est pas viable et que le sous-traitant doit s'appuyer sur son expertise et son jugement professionnel pour mener à bien la tâche de la manière la plus efficace possible. Le sous-traitant doit alors être prêt à fournir toutes les justifications requises.
Architecte
L'architecte est présent lors de la visite de fin de chantier afin de confirmer l'adéquation de la construction avec la conception de départ. Avant cette visite, les architectes devront aussi approuver les modifications apportées à la conception, et celles-ci seront rapportées lors de la visite de fin de chantier.