Broccolini simplifie le travail au quotidien

Défi

Broccolini Construction utilisait Newforma pour gérer une partie de ses projets, mais avait besoin d'un moyen de simplifier et de standardiser ses processus.

Solution

Grâce à l’adoption de la plateforme de gestion de projet Procore, Broccolini a pu simplifier les tâches quotidiennes de ses équipes et lancer l’entreprise dans l'ère de la collaboration en ligne. Les équipes de bureau et celles sur le chantier sont dès lors capables de communiquer de manière transparente et efficace et les projets sont clôturés dans les temps.

Notre transition entre ancien et nouveau système

Adam Martelli, coordinateur de projet pour Broccolini Construction, a accompagné l'entreprise durant la transition du système précédent de Broccolini à Procore. « L'implémentation de notre système précédent n’a pas vraiment été un succès en ce qui concerne la réponse aux besoins de notre service de construction. Il y avait beaucoup d'outils disponibles, mais la courbe d'apprentissage était rude et la navigation sur la plateforme trop complexe, ce qui rendait son utilisation complète difficile pour un grand nombre de nos employés. Au final, le taux d'adoption n'était tout simplement pas génial, explique Adam. La formation des employés au nouveau logiciel a été compliquée, et l'adoption n'a jamais décollé comme elle aurait dû. Certains de nos collègues l'utilisaient plus que d'autres, mais nous n'avions pas vraiment de programme de formation suffisamment robuste pour assurer une bonne utilisation de ce système. »

Lorsque Broccolini s'est rendu compte que sa solution de gestion de la construction existante ne répondait pas aux besoins de l'organisation, ils ont commencé à se pencher sur Procore. Adam poursuit : « Nous avons commencé à utiliser Procore sur deux projets pilotes. Nous avons voulu les tester pour mieux qualifier la valeur ajoutée potentielle. L’essai s'est très bien passé et à partir de ce moment-là, nous étions convaincus. » Les membres de l'équipe se sont rapidement familiarisés avec l'outil et ont dès lors commencé à saisir les informations de leur projet depuis le chantier, avant même d'avoir suivi une formation formelle. « Environ 5 mois après l'achat d'une licence d'entreprise, nous exécutions déjà environ 25 projets dans Procore. »

Dès le début, Adam et l'équipe de Broccolini ont consacré leur temps et leurs ressources pour former correctement leurs employés à utiliser le logiciel. Les équipes d'implémentation et d'assistance de Procore ont donné à l’équipe de Broccolini les outils nécessaires pour qu’ils puissent immédiatement utiliser Procore avec succès. « Quand j'ai commencé à faire pression pour Procore, j'ai dit à tout le monde : « Vous n'avez pas besoin d'un diplôme de maîtrise pour apprendre à l'utiliser. En revanche, nous avons constaté que les autres solutions pour notre secteur d'activité nécessitent des heures et des heures de formation avant qu’on puisse les utiliser efficacement. » La vitesse avec laquelle Procore crée de la valeur ajoutée a été l’une des raisons principales pour laquelle nous avons choisi Procore», explique Adam.

L'adoption

Adam est convaincu que les employés continueront d'adopter la plateforme et de mener à bien leur projets. « C'est peut-être un cliché, mais la plateforme Procore est vraiment intuitive et facile à utiliser. Cette facilité d'utilisation signifie que les gens adoptent le logiciel, ce qui allège vraiment le travail d'implémentation d'un nouveau système. »

Adam note d’ailleurs que l'interface est l'une des meilleures fonctionnalités du logiciel. « Lorsque vous ouvrez Procore, tout ce dont vous avez besoin est devant vous. Vous n'avez pas besoin de chercher partout pour voir ce qui se passe. L’ergonomie a vraiment joué un rôle important lors de l'adoption. »

Développé par vous, pour vous

Alors que la formation se poursuit chez Broccolini, Adam constate que les outils et les workflows de Procore sont en phase avec ce qui se passe sur le chantier. « Il existe de nombreux CRM et autres solutions conçus par des développeurs de logiciels qui ne comprennent pas vraiment ce dont le client a réellement besoin. Procore l'a vraiment compris : ce produit a été conçu en pensant au client. Lorsque j'ouvre Procore, je peux voir que ça a été conçu pour résoudre tous les défis de mon travail au quotidien », explique Adam.En comparant Procore à d'autres solutions que Broccolini explorait, c’est devenu clair qu’une solution conçue en gardant à l’esprit les utilisateurs finaux rendait le processus d'adoption plus facile que la société n'aurait pu l'imaginer. « Je pense qu’une des clefs du succès de Procore est qu’ils parlent à leurs clients lorsqu’ils développent quelque chose, ce qui signifie que les processus sont intuitifs. Lorsque quelque chose ne fonctionne pas exactement comme nous en avons besoin, je sais que je peux contacter Procore et dire "Hé, cela ne fonctionne pas." Il y a de fortes chances qu'ils y travaillent déjà et le correctif sera bientôt publié. »Quand Adam a commencé à former l'équipe de chantier, il a découvert qu'ils arrivaient à utiliser la plateforme immédiatement. Avec Newforma, se souvient Adam, ce n'était pas si simple. « L'un des problèmes fondamentaux avec un serveur interne était que chaque fois que nous avions besoin d'accéder au logiciel sur le terrain, nous devions attendre ce qui semblait être une éternité pour qu'il se charge. C'était ridicule et était devenu un fardeau pour l'équipe sur le chantier. »Les membres de l'équipe ne pouvaient pas accéder aux informations dont ils avaient besoin quand ils en avaient le plus besoin, créant ainsi plus de travail pour eux à long terme. « On multipliait par deux le travail en mettant à jour des informations plusieurs fois à des endroit différents, puis nous devions synchroniser ces données manuellement et les renvoyer à tout le monde. Avec la solution cloud de Procore, nous pouvons nous connecter instantanément depuis le chantier, saisir rapidement les informations, et elles sont automatiquement entre les mains de tout le monde sans étapes supplémentaires - c'est aussi simple que cela », explique Adam. Depuis l'implémentation de Procore, Adam a vu l’attitude de toute l’équipe s’améliorer. La plateforme est facile à utiliser et ils ne redoutent plus l'idée d'utiliser la technologie pour enregistrer des informations sur le terrain.

Pour gérer les devis plus intelligemment

La façon dont les plans et les devis étaient gérés avant Procore faisait travailler Adam et l'équipe Broccolini deux fois plus dur pour préparer correctement et envoyer des documents à jour. « Avant Procore, nous gérions les devis à peu près comme les plans. Nous recevions un devis, et quand celui-ci était mis à jour, il fallait le rendre obsolète, modifier le nouveau, le publier, puis envoyer la mise à jour aux différentes parties impliquées afin qu'il puisse être examiné. Les personnes chargées d'administrer le contrôle des documents avaient la tâche très difficile de gérer un registre de nos devis et autres documents contractuels dans une feuille de calcul Excel, de l'imprimer, puis de vérifier l'exactitude de chaque détail avant la publication », explique Adam.Grâce aux outils de gestion de Plans et de Devis de Procore, Broccolini a été en mesure de simplifier la mise à jour et le partage de nouvelles informations avec tous les membres de l'équipe et les parties nécessaires. Adam note : « Avoir accès et être capable de partager nos plans et nos devis directement depuis le chantier, ça a tout changé pour nous. Toutes les mises à jour des plans sont effectuées en temps réel, de sorte que tout le monde travaille automatiquement à partir des documents les plus récents. Au lieu de passer du temps à rechercher des informations, à mettre à jour des feuilles de calcul et à s'assurer que l'équipe sur du chantier voit tout dont elle a besoin avant de quitter le bureau, toutes les données sont automatiquement mises à jour et stockées dans Procore, permettant aux membres de l'équipe d'y accéder à tout moment et en tout lieu.Avec Procore, naviguer dans les données du projets n’a jamais été aussi facile. Adam déclare : « Nous apprécions vraiment la fonctionnalité de recherche de Procore. Parfois, vous recherchez un certain mot clé, et c’est super de voir exactement où il apparaît dans un devis et à quelle division il appartient, au lieu de parcourir un document de 1 500 pages en essayant de deviner où il pourrait être. Avec des documents volumineux, il est essentiel de pouvoir effectuer des recherches pour maintenir un niveau adéquat de productivité et d'efficacité. »Adam et l'équipe Broccolini sont impatients de voir Procore continuer à accélérer les processus internes et accroître la collaboration.