Construction du nouvel hôpital national d'Islande avec Procore

Défi

Le nouvel hôpital universitaire national d'Islande, qui devrait être inauguré au milieu ou à la fin de cette décennie, fournira des soins plus efficaces à la prochaine génération d'Islandais et à leur famille. La construction du bâtiment principal de l'hôpital sera divisée en 5 sections. Le bâtiment mesurera 70 000 mètres carrés, ce qui fera de lui l'un des plus grands bâtiments d'Islande. Pour la gestion d'un projet aussi complexe, l'entreprise Nýr Landspítali ohf. (NLSH, en français : Nouvel hôpital national, société ouverte à responsabilité limitée) a été constituée en 2010 grâce à une loi spéciale du Parlement afin de superviser l'ensemble du projet et de servir de centre pour les équipes de conception, les entrepreneurs, les consultants de l'hôpital et le gouvernement.

NLSH avait besoin d'une plateforme de construction capable de connecter des milliers d'intervenants et de rassembler plus de 7 000 plans architecturaux afin d'offrir une visibilité totale, du contrôle de la conception aux différentes étapes de la construction.

Solution

Grâce à l'intuitivité de la plateforme de Procore, NLSH peut mettre en place un processus harmonieux de gestion des plans, permettant ainsi aux équipes de projet de consulter et d'annoter rapidement et facilement les plans et les révisions, du début à la fin du projet.

Procore permet à NLSH de rassembler les informations et les équipes sur une seule plateforme connectée, afin d'offrir aux intervenants des informations à jour en temps réel, pour ne manquer aucun élément. Par ailleurs, les registres de Procore fournissent l'historique complet du projet.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, de la pré-construction aux différentes étapes de construction, les outils de collaboration mobiles de Procore permettent à chacun de facilement obtenir une vision claire de ce qui doit être fait chaque jour, afin de respecter les délais et éviter les reprises de travaux.

Résultats

• Avec Procore, les sous-traitants peuvent partager des documents au sein d'une même plateforme.
• L'outil Correspondance permet de passer moins de temps à chercher des informations essentielles.
• Procore assure en permanence aux membres de l'équipe une facilité d'accès aux dernières versions.

L'histoire

Ce projet de nouvel hôpital étant le plus grand et le plus cher que l'Islande ait jamais connu, il était crucial de fournir un processus fluide pour la gestion des informations et le contrôle de la conception afin d'assurer sa réussite. Procore fait office de dépôt pour plus de 7 000 plans architecturaux tandis qu'un nombre illimité de collaborateurs utilisent la plateforme pour travailler sur ce projet, de son lancement à sa clôture.

Einar H. Reynis, administrateur informatique et technique chez NLSH, nous explique : « Dès le premier jour, il était évident que nous aurions besoin d'une solution. Le simple volume d'informations sur un projet de cette taille implique la nécessité pour l'ensemble de l'équipe d'avoir accès aux plans et aux informations de planification les plus récents. Certains membres de notre équipe ne connaissent pas nécessairement le fonctionnement des diagrammes de Gantt, c'est pourquoi nous apprécions le fait que l'outil de planification de Procore nous offre un affichage par jour, par semaine ou par mois. Avec Procore, les plans sont nommés, numérotés, mais aussi consignés automatiquement grâce à la ROC, ce qui nous permet d'économiser un temps d'archivage manuel considérable. »

La plateforme de Procore relie toutes les informations du projet de NLSH à un seul et même endroit, auquel les collaborateurs du projet peuvent facilement accéder. « Je me suis intéressé à d'autres solutions, mais j'ai rapidement constaté que Procore avait une longueur d'avance sur la concurrence, explique Einar H. Reynis. Procore proposait une destination unique qui nous permettait d'organiser les informations, de booster la visibilité sur les performances et finalement, de livrer le projet dans le respect des délais et du budget. »

Étant donné que Procore propose un espace de stockage illimité et ne limite pas le nombre de feuilles ou la quantité de données sur un projet, NLSH peut facilement gérer le nombre important de collaborateurs impliqués dans le projet, ainsi que tous les plans qui doivent être examinés.

Collaboration facile avec les équipes de conception

Pour un projet de cette envergure, le respect des délais et une collaboration efficace entre les équipes de conception sont indispensables. Pour y parvenir, les demandes de renseignements, ou DDR, sont d'une grande importance. Les DDR peuvent contribuer au bon déroulement d'un projet et au respect des délais, mais elles peuvent aussi entraîner des retards et des dépassements importants. Une gestion rapide des DDR est la clé un bon suivi du planning et par conséquent de la réussite d'un projet.

Grâce à Procore, l'équipe NLSH peut facilement collaborer avec les équipes de conception, grâce aux DDR. « Les architectes et les ingénieurs n'ont pas besoin de se connecter à Procore pour remplir une DDR, indique Einar H. Reynis. Tous les processus entourant une DDR peuvent être effectués par e-mail. Avec la fonctionnalité E-mail DDR de Procore, et surtout grâce à l'intégration Outlook, il n'y a ni courbe d'apprentissage ni aucun besoin de formation. »

Procore apporte également de la valeur ajoutée au processus de contrôle de la conception de NLSH en assurant le suivi des différentes communications nécessaires à la clôture de chaque DDR. Procore suit l'historique des échanges d'e-mails pour chaque DDR. Ainsi, par la suite, il est possible d'afficher et consulter l'historique à tout moment, que ce soit au cours du projet ou après la fin d'un chantier.

Grâce à la fonction « Lié à » de Procore, les équipes peuvent également joindre n'importe quel document à une DDR afin que les informations complémentaires (plans, cahier des charges, PDF) soient liées à la DDR.

Solide gestion de la correspondance

« Avec un projet tel que celui-ci, l'un des plus gros défis est de ne pas perdre le fil de toutes les informations qui entourent un projet, affirme Einar H. Reynis. Il était important que nous soyons en mesure de standardiser et gérer la correspondance et les communications relatives au projet dans un seul et même endroit. »

En utilisant l'outil Correspondance de Procore, NLSH a pu consolider et connecter l'ensemble de la portée des processus commerciaux sur un projet, de la phase de conception aux différentes étapes de construction. Tout est facilement accessible en un seul endroit, ce qui permet de réduire les risques et les litiges relatifs au projet.

L'outil Correspondance a également mis en évidence les avantages de travailler à partir d'une seule plateforme connectée. Une correspondance peut être transformée en une DDR ou un ordre de changement d'un simple clic, tandis que tous les éléments sont reliés pour assurer un archivage exhaustif. Une correspondance peut aussi être reliée à des plans stockés dans Procore. Elle est entièrement consultable, ce qui permet à NLSH d'extraire de nouveaux renseignements qui étaient auparavant impossibles ou extrêmement longs à rassembler.

Grâce à Procore, des administrateurs comme Einar H. Reynis peuvent par ailleurs facilement configurer des modèles d'autorisation afin de garantir le bon niveau de visibilité pour chaque type de communication ou domaine du projet. L'onglet Autorisations permet également aux administrateurs de vérifier rapidement qui peut voir chaque communication, ce qui élimine toute supposition.

Pour Einar H. Reynis, les avantages d'une approche par plateforme sont évidents : « Avec Procore, nous disposons d'une destination unique et intuitive pour notre projet. Procore veille au bon déroulement du projet et au respect des délais, point essentiel pour un projet aussi complexe qu'un nouvel hôpital. L'assistance permanente de Procore s'est par ailleurs révélée d'une valeur inestimable afin de garantir que tout le monde puisse utiliser pleinement la plateforme. »