Comment Magil utilise Procore pour stimuler la collaboration

Défi

Magil Construction, une importante entreprise de Montréal, se servait d’un logiciel de gestion de projet de plus en plus difficile à utiliser en raison de ses fonctionnalités obsolètes et de ses personnalisations coûteuses, sans compter qu’il était impossible de le relier à des applications tierces essentielles. Magil désirait trouver une solution plus intégrée, plus collaborative et plus conviviale.

Solution

Avec Procore, Magil a pu intégrer des applications tierces essentielles et réunir toutes les données sur une plateforme unique et consolidée. Procore a également aidé Magil à rationaliser ses processus, ce qui lui a permis d’accroître la collaboration, d’améliorer les fonctionnalités et de gagner du temps.

Dites adieu aux systèmes obsolètes

Avant Procore, Magil utilisait depuis cinq ans une solution de gestion de construction, mais elle devenait de plus en plus difficile à utiliser. Le logiciel était non seulement obsolète, mais l’interface était mal conçue, rendant la communication entre les équipes presque impossible. Le directeur BIM-VDC de Magil, Tang Lee (qui supervise actuellement l'implémentation de Procore) s’est initialement joint à l’équipe de Montréal pour travailler sur les fonctionnalités du logiciel précédent.

« Notre ancien système était extrêmement pénible. Il était très vieux dans la façon dont il était codé, sa configuration et l’interface utilisateur. Il était difficile à utiliser. C’est alors que mon partenaire et moi avons décidé de parler à notre président pour lui dire : « Écoutez, ce logiciel ne fonctionnera tout simplement pas. Nous devons envisager autre chose ». C’est ainsi que nous avons commencé nos recherches sur les différentes solutions logicielles de gestion de la construction », explique Tang.

Ces frustrations ont atteint leur paroxysme lorsque Magil a commencé à utiliser massivement BIM 360. Le problème était que leur ancienne solution de gestion de projet ne s’intégrait pas avec BIM 360, ce qui signifiait que les employés géraient les informations dans trois systèmes distincts : BIM 360 pour les données sur site, Sage pour la comptabilité, et la solution de gestion de projet pour des éléments tels que les finances, les DDR et les plans. Tang et son équipe se sont rapidement rendu compte que le fait d’avoir un système archaïque qui ne s’intégrait pas avec les applications cruciales créait des inefficacités désastreuses pour les projets. De plus, cela allait directement à l’encontre de la vision du président en faveur d’un processus de gestion de projet efficace et rationalisé.

« Notre président voulait réduire le travail et la saisie de données pour nos coordinateurs et administrateurs de la construction. Ce fût là le coup de grâce pour notre solution précédente. Elle n’a pas été conçue de cette façon : si vous modifiez le système pour qu’il soit plus collaboratif, cela prend d’abord beaucoup de temps, puis cela coûte très cher parce que nous avons besoin d’une aide extérieure pour créer certaines architectures de codage. Cela nous coûtait très cher si nous souhaitions le modifier en fonction de nos besoins. C’est à ce moment là que nous avons su qu’il nous fallait une autre solution », se souvient Tang.

Tous les projets passent sur Procore

Après six mois de tentatives pour résoudre les difficultés du système précédent, Tang s’est rendu compte que cela coûtait beaucoup de temps et d’argent à Magil. Il s’est alors mis à la recherche d’un autre logiciel de construction qui soit à la fois facile à utiliser et qui réduise la saisie de données pour l’équipe administrative. Il souligne qu’un autre facteur a également joué un rôle important dans sa décision.

« Lorsque nous avons commencé à examiner différents systèmes, Procore était certainement le meilleur en termes d’interface utilisateur, et il était également le plus robuste parmi les autres programmes. Mais notre principal critère était qu’il devait être collaboratif », explique Tang.

En 2017, Magil s’est associé à Procore et l’entreprise a intégré la gestion de projet, les données financières de construction ainsi que la qualité et la sécurité. Magil a déployé les produits dans tous ses bureaux.

« Notre président de Montréal a beaucoup aimé Procore. Il a décidé de présenter Procore à nos trois bureaux, Montréal, Ontario et Pacifique, et de l’utiliser pour tous nos projets. »

Magil a également eu recours à des intégrations tierces comme Sage 300 et DocuSign. « L’intégration de Sage nous a définitivement aidés à voir nos bons de commande et à mieux comprendre nos conditions générales, ce que nous achetons et ce que nous n’achetons pas. Le lien avec Sage a rendu les choses beaucoup plus transparentes. Quant à l’intégration de DocuSign, c’est probablement la meilleure intégration que nous ayons. DocuSign est très robuste. Il offre une intégration des plus stables. »

Une plateforme unique pour une collaboration accrue

Grâce à la plateforme complète de Procore et à plus de 100 applications tierces intégrées sur le marché des applications, les collaborateurs n’ont plus besoin de basculer entre les programmes. « Au lieu d’avoir différentes plateformes pour la même chose, nous n’en avons qu’une. Tout est plus simple maintenant. Il vous suffit de vous connecter à Procore et vous pouvez faire 90 % de votre travail. Auparavant, il fallait se connecter au serveur, aller sur la solution de gestion de projet ou consulter ses e-mails. Nous travaillions à trois endroits différents. »

Tang explique que le fait de ne plus avoir à sauvegarder des éléments dans divers programmes a permis d’améliorer considérablement les processus opérationnels. « Les employés adorent la gestion de projet. L'outil est assurément beaucoup plus collaboratif et plus facile à utiliser. Cela permet de gagner beaucoup de temps. Auparavant, lorsque nous faisions une DDR, nous devions l’enregistrer à trois endroits. Aujourd’hui, la même DDR est enregistrée dans Procore et c’est tout. Nous n’avons pas besoin de l’enregistrer sur notre serveur ou ailleurs. Nous l’enregistrons simplement dans Procore. »

Aujourd’hui, tous les collaborateurs peuvent accéder, mettre à jour et partager des informations importantes sur les projets en un seul endroit facilement accessible, ce qui améliore la standardisation et garantit la cohérence entre les équipes. « Nous avons maintenant une source d’informations unique. Il est plus facile de rester informé. Par exemple, lorsque nous recevons des plans, il suffit de les télécharger dans Procore. L'outil lit automatiquement le numéro du plan et il télécharge la dernière version. Nous pouvons toujours revenir à l’ancienne version et comparer les deux plans. Avant Procore, la tenue à jour des plans était vraiment difficile. Notre ancien système n’était certainement pas aussi souple que Procore », déclare Tang.

Ces gains d’efficacité et l’automatisation des flux de travail ont permis à Magil de rationaliser ses processus et d’économiser des heures de travail administratif. « Nous avons probablement réduit de moitié le temps de gestion des DDR et des plans. En tant qu’utilisateur gratuit de Procore, le soumissionnaire peut automatiquement saisir une DDR ou des dessins d’atelier dans Procore. Il nous suffit de l’examiner et de l’envoyer aux collaborateurs. Procore lance automatiquement les flux de travail. Cela nous permet de gagner beaucoup de temps. »

Bien que la mise à niveau vers un système plus intégré, plus rationnel et plus convivial a contribué à améliorer l’efficacité des processus de Magil, Tang concède que l’équipe a également trouvé un autre avantage clé dans le partenariat avec Procore.

« Toutes les personnes qui travaillent chez Procore, depuis les directeurs de comptes jusqu’au gestionnaires en charge de l'implémentation, sont fantastiques. Nous recevons beaucoup plus de soutien que prévu et nous pensons que c’est probablement la meilleure caractéristique de Procore. Les équipes sont à l’écoute des clients et essaient vraiment d’améliorer le logiciel. »