Passage d'un mois de travail administratif à moins d'un jour.

Défi

L'équipe de Swissroc, composée de cinq personnes, s'appuyait sur de multiples systèmes de gestion de projet. Toutefois, à mesure que le portefeuille de projets de l'entreprise s'étoffait, tout comme son équipe, l'incohérence des systèmes et la présence de données cloisonnées complexifiaient la gestion de projet. De plus, cette approche n'offrait que très peu de visibilité et compliquait la communication entre les équipes.

Solution

Grâce à sa plateforme unique et centralisée, Procore a permis à Swissroc de rationaliser ses flux de travail et d'uniformiser ses processus. Son équipe a ainsi pu économiser non pas des jours mais des semaines de travail administratif. La plateforme a offert un ensemble complet d'outils aidant Swissroc à gérer davantage de projets. En améliorant la qualité de ses constructions, l'entreprise a commencé à constater une augmentation du nombre de projets provenant de recommandations. Grâce à Procore, Swissroc a augmenté son chiffre d'affaires de 300 % sur trois années consécutives et a pu se développer à l'international.

Évoluer vers des processus uniformisés

Pour de nombreuses entreprises à la croissance rapide, les employés expérimentés deviennent souvent des experts touche-à-tout. Julien Fersing de Swissroc fait partie de ces experts. Présent tout au long du développement de l'entreprise, il a aussi revêtu plusieurs casquettes au fil des années. En tant que directeur exécutif, il est aujourd'hui responsable BIM et des innovations, et supervise l'implémentation et l'utilisation de Procore. Pour compléter son répertoire professionnel, il est aussi cofondateur et directeur général de la dernière branche de la société dédiée à l'innovation et la technologie, dont les bureaux se situent en Suisse et en Pologne.

Quand Julien a rejoint Swissroc, il a été chargé d'améliorer les solutions technologiques de l'entreprise. À l'époque, Swissroc avait recours à plusieurs systèmes de gestion des documents, dont Dropbox, Google Drive, Excel et une messagerie électronique. Toutefois, cette façon de faire devenait de plus en plus complexe et chronophage.

« Je gérais les accès aux dossiers partagés sur Dropbox. C'était un vrai cauchemar, car nous ne savions pas qui avait fait quoi ou qui avait supprimé quoi, se souvient Julien. Ce n'était pas du tout efficace, car nous avions trois chefs de projet à l'époque, et donc trois manières différentes de gérer les projets. Ils n'avaient rien mis en commun pour le partage de données. C'était vraiment problématique. »

Problématique, en grande partie car les systèmes étaient alors déconnectés et les données cloisonnées, entravant la communication. De plus, les collaborateurs ne disposaient pas toujours des documents les plus à jour et le maître d'ouvrage n'avait bien souvent pas accès à une vue d'ensemble sur l'avancement du projet.

« Pour le client, la communication était un véritable cauchemar. L'absence totale de visibilité ne facilitait pas les choses, et il ne savait pas ce qui se passait sur le chantier. Parfois, il était mis en copie d'e-mails. Mais pas tout le temps. »

Julien décida donc d'apporter quelques modifications, à commencer par l'élaboration d'un tableau comparatif des différentes solutions de gestion de projet et l'étude approfondie des problèmes spécifiques auxquels son équipe était confrontée.

« J'ai passé du temps avec les équipes de projet et les PDG. Je leur demandais où se situaient les goulots d'étranglement et où ils perdaient le plus de temps et d'argent. J'avais pour mission de trouver la technologie qui leur apporterait des solutions. Nous n'avons pas implémenté toutes ces technologies pour le simple fait de les implémenter ou pour obtenir des clients. Nous l'avons fait pour l'image, l'amélioration de la gestion et la satisfaction de nos clients existants. »

Pour résoudre plus facilement certaines des problématiques internes, l'équipe s'est tournée vers Procore. Même si la plateforme proposait un ensemble complet d'outils, ce n'est pas le seul facteur ayant motivé la décision de Julien.

« Les outils de Procore étaient en mesure de répondre aux problèmes que nous avions à l'époque, mais la plateforme proposait également des outils capables de résoudre les problèmes auxquels nous pourrions être confrontés au fil de la croissance de l'entreprise », explique ce dernier.

Faire plus avec moins

En novembre 2016, Swissroc a conclu un partenariat avec Procore et a implémenté de nombreux produits, notamment Gestion de projet, Qualité et sécurité et Données financières de la construction. Grâce à son interface intuitive et un solide programme de certification en ligne, Procore a permis aux employés de se familiariser rapidement avec la plateforme. Ainsi, l'adoption des employés s'est faite plus rapidement, ce qui a permis aux équipes d'uniformiser les processus et de rationaliser les flux de travail à l'échelle de l'entreprise.

« Le fait que tout le monde travaille sur la même plateforme nous aide à nous développer, affirme Julien. Quand nous engageons de nouveaux employés, nous leur demandons de consacrer leur première semaine à l'obtention de la certification Procore. Tout le monde est sur la même longueur d'onde, technologiquement parlant, et utilise la même méthode, même quand nous multiplions nos effectifs par trois ou quatre. Toutes les données se trouvent au même endroit et sont gérées de la même façon. »

Selon Julien, la croissance rapide qu'a connu Swissroc vient aussi de là : « L'implémentation de Procore a sans aucun doute constitué la première étape de notre développement. C'est la technologie qui nous a permis de rationaliser nos processus et de nous développer, tout en limitant notre exposition aux risques. »

En plus des différentes gammes de produits, Swissroc a aussi implémenté des intégrations essentielles, comme DocuSign, qui ont permis d'économiser des jours, mais aussi des semaines de tâches administratives manuelles.

« Auparavant, un contrat prenait au minimum trois semaines. Nous avons environ 40 à 50 sous-traitants par projet. Multipliez ce chiffre par 35 projets simultanés et vous aurez une idée du temps que nous pouvions y consacrer. Avec Procore, vous n'avez plus à vous occuper de la numérisation, de l'impression et de l'envoi de documents. Tout est fait numériquement. Grâce à l'intégration DocuSign, nous sommes passés d'un mois de travail administratif à moins d'un jour. 22 heures, c'est la plus longue durée dont nous avions besoin pour réaliser ce processus. Aujourd'hui, cela ne nous demande qu'entre 10 et 12 heures », indique Julien.

L'efficacité des processus s'étant améliorée, les employés ont également pris en charge davantage de projets. Avant d'utiliser Procore, les responsables de projet pouvaient gérer entre 1 et 2 projets à la fois. Désormais, ils peuvent en gérer 3 à 4.

« Procore nous a permis de doubler le nombre de projets que nous sommes capables de gérer, tout en conservant les mêmes effectifs. La qualité est également complètement différente. L'image de Swissroc repose sur la satisfaction du client et la qualité de la construction. La satisfaction du client n'a donc pas de prix », affirme-t-il.

Swissroc a optimisé son efficacité et constaté une amélioration de la qualité des constructions au sein de chaque projet, mais elle a également décroché davantage de contrats pour l'équipe.

« Quand nous avons commencé à utiliser Procore, nos clients n'hésitaient pas à nous recommander, non seulement pour la qualité de notre exécution, mais aussi parce qu'ils étaient extrêmement satisfaits par notre façon de gérer le projet, cela étant dû à la communication ouverte que nous avons mise en place. Tout se trouve sur la plateforme, tout est accessible. »

Julien ajoute que les recommandations ne sont qu'une facette de l'augmentation du volume des activités : « Quand nous rencontrons des clients pour la première fois et que nous leur présentons notre façon de gérer des projets, l'utilisation de Procore est un très gros avantage. Une autre entreprise a beau avoir 50 ans d'expérience, nous gérons nos projets plus intelligemment, et c'est ce que veulent les clients. Ils veulent quelque chose de nouveau. Ils veulent être rassurés et avoir confiance en la gestion de projet. Ils veulent de la transparence et une communication claire. Il ne fait aucun doute que Procore nous permet de conclure beaucoup plus de contrats qu'auparavant, surtout si l'on prend en compte le fait que notre entreprise n'existe que depuis trois ans. »

Exploiter la puissance de Procore pour stimuler la croissance

Au cours des quelques années d'activité de Swissroc, son équipe de gestion de projet est passée de 3 à 30 personnes, son chiffre d'affaires ayant connu une croissance tout aussi rapide, passant de 7 millions de dollars en 2016 à 65 millions de dollars cette année. L'année prochaine, ce chiffre devrait atteindre les 100 millions de dollars. Au sein de la nouvelle branche, située en Pologne, l'équipe s'est renforcée et compte désormais 20 employés, moins d'un an après avoir ouvert ses portes.

« Notre filiale en Pologne connaît une croissance encore plus rapide que le siège social, note Julien. Nous prévoyons d'avoir plus de 30 employés d'ici la fin de l'année, et 100 employés d'ici la fin de l'année prochaine. Le groupe enregistre une croissance de 300 % pour la troisième année consécutive. La croissance explose. Tout se développe extrêmement rapidement. »

D'ailleurs, le développement de Swissroc a été si rapide que ses entrepreneurs généraux suisses en ont été bluffés : « Seule une poignée de personnes extérieures à l'entreprise comprennent comment nous avons pu nous développer aussi rapidement, comment nous avons permis à une entreprise qui rénovait des salles de bains de devenir l'une des principales concurrentes de très grandes entreprises. Et la concurrence est rude sur le marché suisse... Aujourd'hui, de nombreuses entreprises nous appellent, nous expliquant que leurs clients leur demandent d'appliquer la même gestion de projet que Swisscore, mais qu'ils ne savent pas pour où commencer. Je suis convaincu que le fait de posséder des outils grâce auxquels gérer nos projets intelligemment contribue à notre croissance rapide. »

Si Procore a aidé Swissroc à rationaliser ses processus et à se développer en tant qu'entreprise, elle est également restée attachée à l'amélioration de son produit.

« C'est là toute la différence entre Procore et d'autres technologies. Beaucoup de logiciels proposent simplement une mise à jour à la fin de l'année. C'est à prendre ou à laisser : voici la nouvelle version, et vous n'avez aucun contrôle sur celle-ci. Ce que j'apprécie vraiment avec Procore, c'est que nous faisons réellement partie du processus. Nous avons de la valeur à apporter ; chaque pays, chaque continent est bien spécifique. La possibilité d'échanger des idées est bel et bien un avantage considérable de Procore. »