ThirdWay Contracts digitalise l'efficacité des projets

Défi

ThirdWay Contracts s'appuyait sur des processus papier lents qui, en plus de faire perdre du temps aux équipes, leur faisaient courir le risque d'utiliser des plans obsolètes. Ce fonctionnement compromettait la communication, ce qui augmentait le nombre de travaux de reprises.

Solution

Une exécution plus rapide: Les équipes ne perdent plus de temps à fouiller dans les e-mails et les dossiers à la recherche de documents, car tout est rassemblé à un seul emplacement facile d'accès.

Des données à portée de main: Auparavant contraintes de se déplacer entre le chantier et les bureaux ou de faire des heures supplémentaires, les équipes peuvent désormais compter sur l'accès mobile pour consulter les informations dont elles ont besoin où qu'elles se trouvent.

Les résultats voulus du premier coup: Grâce aux workflows automatisés, ThirdWay Contracts ne s'appuie plus sur des processus manuels lents, donc l'efficacité et la précision se sont améliorées, tandis que les reprises de travaux ont diminué.

Abandonner les processus papier

Avant de travailler avec Procore, ThirdWay Contracts utilisait majoritairement des processus papier, comme bon nombre d'autres entreprises d’aménagement commercial. L'entreprise gérait ses projets sur Excel et Word. Pour partager des documents avec des membres de l'équipe, elle devait télécharger des copies depuis son serveur avant de les transmettre par e-mail. Le suivi des révisions était donc difficile et le risque d'utilisation de plans obsolètes considérables.

Lorsqu'il a rejoint l'équipe, Steve Hopkins, responsable des contrats, a souhaité simplifier et rationaliser les processus en place. « Les projets sont de plus en plus complexes, tandis que les délais sont de plus en plus courts, explique-t-il. Il est donc crucial d'optimiser les processus. Nous devons veiller à toujours utiliser des plans et des informations parfaitement à jour. Nous ne pouvons nous permettre aucune erreur. Il est important de livrer des projets de qualité avec peu de réserves. »

Il ajoute qu'une livraison de haute qualité et une remise de projet efficace et claire sont des impératifs pour satisfaire et fidéliser les clients, tout en continuant à bénéficier de marges bénéficiaires élevées. Ayant déjà utilisé Procore, Steve Hopkins a pris la décision de réunir son équipe et celle de Procore afin d'échanger sur la façon dont la solution pourrait minimiser les travaux de reprises t maximiser les profits de son entreprise.

« 12 personnes étaient présentes, des directeurs et des maîtres d'ouvrage pour la plupart. Nous avons posé des questions complexes, afin de tester les capacités de Procore. Dès la fin de leur présentation, nous avons signé », indique le responsable.Peu de temps après, ThirdWay Contracts s'est associé à Procore et a facilement mis en œuvre la solution. Il ne lui a fallu que quatre semaines pour préparer et exécuter son premier projet, en partie grâce à l'équipe de succès client de Procore établie à Londres et dédiée aux clients du Royaume-Uni et d'Irlande. De plus, l'interface intuitive et les multiples vidéos de formation et certifications disponibles ont permis aux employés d'adopter et d'utiliser la solution très rapidement. Les employés pouvaient également discuter avec une équipe d'assistance experte et aimable, capable de leur fournir des réponses en moins de 30 secondes.

« Les outils d'assistance de Procore simplifient la mise en œuvre sur l'ensemble des projets, révèle le responsable. Plus nos équipes et celles de nos clients se servent de Procore, plus nous constatons que la solution nous fait gagner du temps et nous offre une couverture contractuelle. Nos équipes souhaitent alors utiliser Procore pour d'autres projets et, grâce à la stratégie de retours de la solution, plus elle est utilisée, plus elle s'améliore. Cet effet boule de neige touche toute l'entreprise, des responsables de chantier aux architectes. Aujourd'hui, lors des entretiens relatifs aux appels d'offres, les équipes de nos clients nous demandent si Procore sera utilisé pour leur projet. »

Gagner du temps et trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Comme l'explique Steve Hopkins, l'entreprise a été amenée à dépenser pas moins de 1,5 million de livres pour des plans devenus obsolètes en une semaine, dans le cadre d'un projet de 2 millions de livres. Face à ce constat, pour la suite du projet, le responsable a décidé d'utiliser Procore sur un écran tactile afin de projeter les plans digitaux plutôt que de les imprimer, ce qui lui a permis d'économiser des milliers de livres. Aujourd'hui, avec Procore, ThirdWay compte bien adopter un mode de gestion sans papier pour l'ensemble de ses chantiers.

Outre l'aspect financier, l'équipe a également pu consigner plus efficacement les modifications apportées à un projet dans un seul et unique espace, accessible à tout moment. Sans compter les heures de travail gagnées grâce aux processus automatisés.

« Procore simplifie tout. Chaque tâche s'effectue plus vite. Plutôt que de s'atteler aux tâches administratives, les chefs de projet peuvent se concentrer sur ce pour quoi ils ont été embauchés : livrer des projets de qualité », ajoute Steve Hopkins.

Comme les chefs de projet utilisent des écrans tactiles multimédias et des iPad sur les chantiers, tous les collaborateurs basent leur travail sur le même ensemble de plans, ce qui réduit les travaux de reprises. « Les informations apparaissent à l'écran et lorsque les ouvriers arrivent sur le chantier, ils savent que ces données sont précises et à jour, et qu'ils peuvent s'y fier pour la construction. Toute la documentation est actualisée. Cela évite que les intervenants utilisent des documents erronés et minimise les problèmes de conformité », poursuit Steve Hopkins.

Toutefois, Procore n'a pas seulement fait gagner du temps aux chefs de projet. C'est en tout cas ce qu'affirme James Neame, responsable senior des services techniques : « Lorsque je visite un chantier, toutes les observations ou difficultés sont directement consignées dans Procore, puis transmises aux bonnes personnes, au bon moment. J'ai donc plus de temps pour prendre du recul et observer la situation dans son ensemble, au lieu de devoir entièrement me consacrer à la gestion quotidienne des projets. »

Le responsable explique également que la fonctionnalité mobile de Procore a permis de réduire le volume de tâches administratives, à tel point qu'un bureau sur chantier n'est plus nécessaire aujourd'hui. « Je passe juste une heure sur le chantier, je rencontre les équipes, je vérifie les travaux et tout se fait depuis ma tablette ou mon téléphone. Avec Procore, tout est rationalisé. J'effectue le contrôle technique d'un étage en 30 minutes seulement. Auparavant, cela m'aurait pris une bonne partie de l'après-midi. Nous gagnons tout ce temps, car tout se trouve à portée de main. Nous pouvons tous consulter les informations à jour. »

Et ce n'est pas tout. L'utilisation d'un système unique pour tous les projets a aidé l'entreprise à uniformiser ses processus, ce qui a amélioré sa productivité. « Avec Procore, je peux abattre plus de travail en une journée et tout au long de la semaine, déclare James Neame. Le nombre de projets et d'appels d'offres est donc multiplié, car la gestion des informations est rationalisée. »

Finalement, grâce à ces gains de temps, non seulement l'entreprise est plus efficace, mais ses équipes ont amélioré l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. La clé de la réussite pour ThirdWay Contracts ? Promouvoir une culture d'entreprise positive tout en s'assurant du bien-être de ses équipes.

La recette du succès, façon ThirdWay

Comme l'explique Steve Hopkins, ThirdWay Contracts s'appuie sur un principe fondamental : « Tout est parti d'une simple question : "Pourquoi se cantonner aux approches traditionnelles ?". C'est d'ailleurs de cette question que provient le nom ThirdWay (en anglais, troisième voie). Notre nom témoigne de la possibilité d'exécuter des projets en adoptant une approche innovante, différente. »

Procore s'inscrivait parfaitement dans cette philosophie : contrairement à d'autres, cette solution était personnalisable et permettait à l'entreprise de ne choisir que les outils qui répondaient à ses besoins. Le directeur Rupert Shaw développe cette affirmation : « Pouvoir personnaliser la solution est un bon point pour nous. C'est un facteur de différenciation. Nous ne voulons pas adopter n'importe quel système. Notre but n'est pas de faire comme tout le monde, mais d'emprunter une nouvelle voie. Nous aimons adapter l'existant à notre façon de faire. »

Cette approche d'innovation (ne jamais s'en tenir au statu quo et toujours rechercher des solutions créatives) est la raison du succès de l'entreprise. Si Procore facilite le travail des équipes et renforce la satisfaction des clients, la solution aide également ThirdWay à attirer les meilleurs talents.

« Nous devons proposer aux jeunes talents un système qu'ils pourront rapidement adopter. Nous ne voulons pas paraître archaïques. C'est pourquoi il nous faut la bonne technologie, en particulier pour la jeune génération. Procore nous a vraiment aidés à attirer les bonnes personnes », révèle Rupert Shaw.

Mais attirer des talents ne représente que la moitié de l'équation ; l'autre moitié consiste à les retenir. Procore a aidé ThirdWay Contracts à y parvenir en renforçant l'efficacité des processus, en simplifiant processus de travail, en diminuant les travaux de reprises et, donc, en facilitant le travail des employés. La solution favorise également une communication transparente en offrant une meilleure visibilité sur les projets. D'après Steve Hopkins, « tout collaborateur, qu'il fasse partie des équipes de chantier ou de la direction, a accès à un aperçu du projet en temps réel dans Procore ».

Si le déploiement en interne a été une réussite, ThirdWay Contracts a également reçu des retours positifs de ses sous-traitants et de ses clients. « La simplicité les a séduits. Ils peuvent rapidement commenter des plans ou répondre aux DDR depuis leur téléphone. Tout s'effectue sans stress et sans effort », indique le responsable des contrats.

Il ajoute : « Un déménagement de bureaux et l'achat d'une nouvelle maison ont un point commun : ce sont des événements stressants. Si nous pouvons faciliter cette expérience, les clients feront de nouveau appel à nous pour leurs futurs projets. Cette approche nous permet d'obtenir de nombreux contrats réguliers. Grâce à Procore, nous respectons facilement nos obligations contractuelles en matière de délais, d'informations et d'approbations. Pour les clients, cela se traduit par un projet bien moins stressant. »

Cet aspect est au cœur de l'approche de l'équipe, afin de maintenir un environnement professionnel sain. C'est d'ailleurs ce qu'affirme Steve Hopkins : « Il ne s'agit pas faire plus d'heures de travail, mais de travailler plus intelligemment. Cette approche renforce la qualité et réduit les erreurs. »

Si l'engagement de ThirdWay Contracts envers ses clients garantit la qualité des projets, son dévouement envers ses employés implique de veiller à ce que ces derniers disposent des outils et de la technologie dont ils ont besoin pour travailler dans les meilleures conditions. Ces engagements ont permis à l'entreprise de renforcer sa réputation et de développer amplement ses activités.

« Lorsque les intervenants utilisent Procore, ils comprennent l'outil et en constatent la valeur. La solution est intuitive et nous aide à remporter et à garder des contrats », conclut Rupert Shaw.