Heinle Elektroanlagen setzt seit Gründung konsequent auf Procore

Die Herausforderung

Als junges Unternehmen und mit begrenzter Mitarbeiteranzahl Bauprojekte an verschiedenen Standorten zu managen und dabei größtmögliche Rentabilität zu erreichen – das umschreibt in etwa die Situation der Heinle Elektroanlagen GmbH. Die im Jahr 2022 gegründete Tochterfirma der Heinle Unternehmensgruppe basiert auf der umfangreichen Erfahrung von Geschäftsführer Günther Hinterberger und dem technischen Leiter Oliver Eisenreich.

Das heute rund 30 Kopf starke Team aus Elektro-Spezialisten bietet alle Leistungen in der Elektrotechnik und Energietechnik im gewerblichen Bereich an. Der Fokus liegt dabei auf der Pharmaindustrie und Rechenzentren.

Eine Besonderheit dieser beiden Branchen: BIM ist hier bereits zur Standard-Planungsmethode für Bauprojekte geworden. Dies kam den zwei Fachspezialisten durchaus entgegen, denn digitale Planung und 3D-Modeling gehörten ohnehin zu ihrem Handwerkszeug und werden auch bei der Auswahl neuer Fachkräfte vorausgesetzt.

Ein weiterer Aspekt, der die Arbeitsprozesse bei Heinle prägt, ist die über mehrere Standorte verteilte Belegschaft. Mit Büros im In- und Ausland sowie Bauprojekten in ganz Europa war daher eine Softwarelösung notwendig, die allen jederzeit und von überall Zugriff auf die kompletten Projektdaten ermöglicht.

Hinterberger und Eisenreich hatten bereits in der Vergangenheit zusammengearbeitet und beschäftigten sich schon damals mit innovativen Möglichkeiten des Projektmanagements. Beim Aufbau des neuen Unternehmens waren sie sich einig: Sie wollten sämtliche Prozesse digitalisieren.

Die Lösung

Auf ihrer Suche nach einer geeigneten Baumanagement-Software sind Günther Hinterberger und Oliver Eisenreich eher zufällig auf Procore gestoßen, denn zu diesem Zeitpunkt war die Bauplattform in Europa noch wenig bekannt. Nach intensiven Gesprächen mit dem Procore-Vertrieb, damals noch mit der Abteilung in England, und nach gründlicher Prüfung der Plattform, fiel im Februar 2022 die Entscheidung für Procore. Bereits zwei Monate später arbeitete das Team aktiv und umfassend mit der Plattform – im Büro und mit Smartphone und Tablet auf der Baustelle.

Mit Procore konnte so die Vorstellung von digitalem Arbeiten umgesetzt werden und das gesteckte Ziel - die kompletten Prozesse vom ersten Angebot bis zur Dokumentation konsequent zu digitalisieren - ist in greifbarer Nähe.

Die Ergebnisse

• Das cloudbasierte System ermöglicht es und in Echtzeit auf alle aktuellen Informationen zuzugreifen.
• Das Dokumentieren des Bauzustands geht mit der App einfach. Bautagebuch, Fotos oder Prüfprotokolle sind für alle Projektbeteiligten geregelt zugänglich.

Die Geschichte

Bei der Gründung der Heinle Elektroanlagen GmbH stand ein klares Ziel im Fokus, wie CEO Günther Hinterberger erklärt: „Wir wollten mit möglichst wenig Personal möglichst viel Ertrag und Umsatz erwirtschaften und viel bewegen.“ Aus diesem Grund ist die Entscheidung für eine konsequente Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen gefallen.

Procore war die vollständigste Lösung am Markt, wie Hinterberger und Eisenreich betonen. Von Anfang an nutzten sie die Plattform im Unternehmen, um ihre Prozesse so effizient wie möglich zu entwickeln und ohne vorgegebene Strukturen all ihre eigenen Ideen und ihre Leidenschaft für Innovation einzubringen.

Auch das Lizenzmodell der Projektmanagement-Plattform kam dem jungen Unternehmen entgegen. Denn die Procore-Nutzung erlaubt unbegrenzt viele Anwender ohne Mehrkosten. Dies war eines der wesentlichen Entscheidungskriterien, wie Oliver Eisenreich erläutert: „Wir fanden bei Procore sehr attraktiv, dass wir auch Nachunternehmer ohne Limits einbinden können. So haben wir die Möglichkeit, beliebig viele Mitarbeiter und Partner auf die Plattform einzuladen, ohne dass die Kosten explodieren.“

Das ganze Projekt von Anfang an auf Procore

Das Heinle-Team nutzt Procore bei seinen Projekten vom ersten bis zum letzten Schritt durchgehend in allen Projektphasen. Schon während der Auftragsvergabe wird die Plattform für Preisanfragen, Kostenschätzungen und das Einholen von Lieferantenangeboten eingesetzt. Ist der Auftrag dann im Haus, werden alle Dokumente hochgeladen und der Vertrag wird über das Inspektions-Tool geprüft. Außerdem wird der Auftraggeber auf die Plattform eingeladen, damit er ebenso alle notwendigen Einblicke in das Projekt erhält.

In der nächsten Phase werden dann über das Einreichungs-Tool (“Submittals”) Planvorschläge geprüft. Nach erfolgter Freigabe werden über die frei definierbaren Formulare in Procore Materialien bestellt und abgerufen. Auch für Unterweisungen werden die Formulare genutzt. Genauso werden über die Tools der Plattform alle Dokumentationen und Begehungen abgewickelt.

Denn einer der größten Vorteile, von denen das Heinle-Team profitiert, ist die umfassende Dokumentation auf der Baumanagementplattform. Die tägliche Dokumentation des Baufortschritts, das Festhalten von Baumängeln, das Fotografieren aller Bauabschnitte, das Protokollieren von Anweisungen der Bauleitung und vieles mehr kostet üblicherweise sehr viel Zeit. Daher wird diese Aufgabe oft stiefmütterlich behandelt.

Mit den Projektmanagement-Tools von Procore lassen sich hingegen die gewünschten Daten sehr schnell und äußerst detailliert erfassen. Alle Informationen werden automatisch archiviert, automatisch in das Bautagebuch übertragen und stehen für Berichte, Ausdrucke oder den Datenexport zur Verfügung.

Durch den Beitrag der vielen verschiedenen Akteure wird das Bautagebuch im Laufe des Tages stetig gefüllt und erledigt sich dadurch fast von alleine, wie Günther Hinterberger erläutert: „Der große Vorteil ist hier, dass man mit ein paar Klicks und wenigen Ergänzungen einen vollständig ausgefüllten Bautagesbericht erstellen kann.“

Das gleiche gilt für die Zustandsfeststellung verdeckter Leistungen. Dank des Tools dokumentieren die Bauleiter den Bauzustand nun viel häufiger und sehr viel genauer. Und sie haben große Freude daran, da nun alles viel schneller geht, als sie es gewohnt sind, bestätigt Oliver Eisenreich. Vorbei die Zeiten, in denen am Ende eines langen Arbeitstages Fotos manuell übertragen, Dateien benannt und abgelegt und Planskizzen angefertigt werden mussten. Stattdessen wird heute per Tablet oder Smartphone ein Foto in der App gemacht, die Location sofort exakt markiert, die Metadaten gespeichert und alles in Procore archiviert.

Dank der umfassenden Dokumentation konnten auch schon Streitfälle abgewendet werden. So ließ sich zum Beispiel anhand des Bautagebuchs belegen, dass die Heinle-Mitarbeiter eine Anlage im einwandfreien, funktionsfähigen Zustand verlassen hatten und etwaige Beschädigungen erst danach durch die Unachtsamkeit von Folgegewerken aufgetreten sind.

Darüber hinaus ermöglicht die Plattform ein ortsunabhängiges Arbeiten der Elektrotechnik-Experten. Mit Teams in Deutschland, Österreich und in der Türkei braucht es eine geeignete Kommunikationsmöglichkeit für schnelle Abstimmungen. Hier kommt das Rückfragen-Modul (“RFI”) ins Spiel, das im Team viel genutzt wird. Oliver Eisenreich erklärt: „Beispielsweise stellt ein Kollege aus unserem Team in der Türkei über das Tool eine Frage. Ich leite sie direkt an den Planer weiter, er trägt die nötigen Infos ein und ich beantworte sie abschließend für das Engineering.“

Auch für die Zusammenarbeit hat sich das Werkzeug hervorragend bewährt. So wird zum Beispiel im Projektmanagement ein Produkt festgelegt. Dazu gibt es ein Datenblatt mit einer Beschreibung. Die Teammitglieder, zum Beispiel am Standort in Istanbul, können die Einreichung (“Submittal”) öffnen und sehen genau, was eingebaut wird. Das erspart lange Kommunikationswege und erhöht die Effizienz der Projektarbeit.

Wettbewerbsvorteile durch die Plattform

„Die Digitalisierung der Bauindustrie hinkt hierzulande in vielen Bereichen hinterher. Vor allem BIM ist in vielen europäischen Ländern schon weiterentwickelt als in Deutschland und Österreich“, so Oliver Eisenreich. Auf der Suche nach Talenten für das Unternehmen sind die Verantwortlichen daher unter anderem in der Türkei fündig geworden. Dort gibt es viele gut ausgebildete BIM-Fachleute, was sie in der Entscheidung für einen Standort in Istanbul bestärkte.

Für die Heinle Elektroanlagen GmbH erweist sich die lange Erfahrung in der BIM-Welt als realer Wettbewerbsvorteil. Und auch andere Projektbeteiligte profitieren von der Digitalisierungskompetenz im Unternehmen: „Wir haben Planer und Kunden, die mit uns intensiv in Procore arbeiten. Das ist ein großer Vorteil. So wird es für die Kunden und für uns einfacher," erläutert der Geschäftsführer.

Mit seinem Schwerpunkt auf Industrie und Datacenter sind gute BIM-Kenntnisse und digitalisierte Prozesse für das Unternehmen unumgänglich, wie das Heinle-Team weiß. Die Erfahrung mit moderner Bausoftware ist die Voraussetzung, um überhaupt den Zuschlag für Projekte in diesem Sektor zu bekommen. Der hohe Digitalisierungsgrad und der Erfahrungsvorsprung gegenüber anderen Mitbewerbern bei der Projektakquisition sind also einer der Erfolgsfaktoren des noch jungen Unternehmens.

Die konsequente Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse verschafft Heinle im Umkehrschluss auch einen Vorsprung im Wettbewerb um die besten Fachkräfte. „Bereits Im Bewerbungsprozess vermitteln wir den Leuten, dass sämtliche Projektphasen digitalisiert auf der Plattform abgewickelt werden“, erklärt Günther Hinterberger. Und Oliver Eisenreich ergänzt: „Wenn sie bei uns anfangen, wissen sie also vom ersten Arbeitstag an, dass wir vernetzt auf einer Plattform zusammenarbeiten. Wir zeigen ihnen auch, dass das ihre Arbeit deutlich vereinfacht. Man muss sie also nicht erst davon überzeugen, sondern sie freuen sich von vornherein darauf.“

Strukturierte, digitale Prozesse auf einer cloudbasierten Plattform sind der Schlüssel zu mehr Effizienz. Und zwar in sämtlichen Geschäftsbereichen. So werden auch heute noch immer wieder Praktiken im Alltag hinterfragt und Prozesse weiter optimiert. Denn wenn Unternehmergeist und Innovationswille aufeinandertreffen, ist an Stillstand nicht zu denken.

Ein großes Ziel, welches das Unternehmen mit Procore angehen möchte: komplett weg von dezentralen Ordnerstrukturen und Datensilos. Damit Informationen jeglicher Art von allen gefunden werden können, ist eine strukturierte Ablage auf einem zentralen Server unverzichtbar. Die Praxis sieht jedoch anders aus – selbst in einem innovativen Unternehmen wie der Heinle Elektroanlagen GmbH. Noch immer werden zu viele Informationen in den E-Mail-Postfächern der einzelnen Mitarbeiter gespeichert. Dies erscheint zwar komfortabel für den Besitzer des Postfachs. Doch für den Rest des Teams sind diese Daten nicht zugänglich.

Die Plattform von Procore macht hier den entscheidenden Unterschied. Sie ermöglicht es, alle Dokumente strukturiert abzulegen und Informationen mit den Prozessen des Unternehmens zu verknüpfen. So lassen sich im Einreichungs-Tool beispielsweise sämtliche Produktdaten in einer fest definierten Struktur erfassen. Denn um diese Informationen in der Datenbank zu hinterlegen, muss zwingend eine bestimmte Form für die Eingabe eingehalten werden. Aus diesem Grund legen Hinterberger und Eisenreich so großen Wert auf die vielfältigen Werkzeuge, die Procore bietet. „Die Plattform bringt unsere Leute dazu, nicht mehr in Ordnerstrukturen zu denken, sondern Daten exakt in den hierfür vorgesehenen Feldern zu erfassen. Durch diese Arbeitsweise haben wir eine strukturierte Ablage und darüber hinaus viele Effizienzgewinne.“