Bon de commande de construction 101 : Votre guide ultime pour les bons de commande

Chapitre 1

Quelles informations contient un bon de commande de construction?

Afin d'illustrer le contenu d'un bon de commande de construction et la façon dont il est pertinent pour la réalisation d'un projet, utilisons un scénario hypothétique mettant en scène Jane et John. Disons que Jane est chef de projet chez un EG engagé pour construire un entrepôt tandis que John est un entrepreneur en béton qui a remporté l'appel d'offres pour couler les fondations de cet entrepôt.

Description des livrables

Après avoir reçu l'offre pour le coulage du béton, John et son équipe visitent le site. Il identifie les outils, les équipements, les matériaux et la main-d'œuvre nécessaires à la réalisation du projet. Une fois qu'il a relayé cette information au EG, l'équipe de Jane rédige un bon de commande pour les livrables décrits par John et son équipe.

Quantité de livrables

Lorsque l'équipe de Jane rédige le BC, elle doit faire preuve de diligence en énumérant les quantités de chaque livrable fourni par John. C'est important parce qu'un BC énonce explicitement la responsabilité financière du EG pour les livrables nécessaires à la réalisation des travaux attendus de l'entrepreneur spécialisé. Ce document protège donc les deux parties en garantissant que :

1. le EG reçoit la quantité et la qualité des travaux demandés.

2. Le ES est payé pour les éléments nécessaires à la réalisation des travaux demandés.

Coûts convenus

Lorsque l'équipe de Jane établit la liste détaillée des livrables demandés par l'équipe de John, les deux parties s'entendent sur un coût par article et sur des réductions éventuelles pour certaines quantités de ces articles.  

Conditions de paiement

Les modalités de paiement d'un bon de commande de construction sont généralement basées sur le crédit. Le GC envoie le bon de commande au ES pour demander un service à crédit. Cela protège le EG dans le cas où le paiement est effectué avant l'achèvement du projet.

Les conditions de paiement peuvent également être définies par rapport à un délai de paiement net. Il définit le nombre de jours après la soumission d'une facture auquel l'acheteur doit effectuer le paiement. Dans ce scénario, nous dirons que Jane approuve une commande avec un terme net de 30, ce qui signifie que John sera payé dans les 30 jours suivant la soumission d'une facture pour les travaux terminés.  

Dates d'échéance

Maintenant que les parties se sont mises d'accord sur les modalités de paiement, les équipes de Jane et Johns décideront des dates d'échéance des livrables demandés sur le BC. Ces dates justifient la date de livraison de ces livrables.  

Méthode de livraison

L'un des produits livrables de John dans la commande est une bétonnière supplémentaire qui doit être expédiée à partir de l'extérieur de l'État. La méthode de livraison de cette bétonnière sera généralement définie comme l'un des deux termes d'expédition FOB (franco à bord) : point d'expédition FOB (ou FOB origine) et destination FOB. Si l'on convient du terme « FOB origine », le EG sera alors responsable de toute perte ou de tout dommage subi par la bétonnière dès qu'elle quittera l'entrepôt et sera en transit vers le chantier. Si « FOB destination " est convenu, le ES sera alors responsable de tout dommage encouru par la bétonnière jusqu'à ce qu'elle atteigne le site de travail.  

Numéros de référence

Le numéro de référence est l'une des parties les plus importantes du bon de commande de construction, il permet de faire le suivi du document. Étant donné qu'un projet peut avoir des centaines de bons de commande qui lui sont rattachés, ils peuvent couramment être perdus ou mélangés au cours de la durée de vie d'un projet. La seule façon de prouver qu'un service ou un matériel a été achevé ou livré comme demandé est de pouvoir localiser le BC correspondant grâce à son numéro de référence.

Chapitre 2

Différence entre un bon de commande et une facture dans la construction

Il y a une différence principale entre un bon de commande et une facture dans la construction. Un bon de commande est soumis par l'acheteur (Jane le EG) pour déterminer les coûts d'un contrat avant l'achèvement des travaux. En revanche,  une facture est présentée par le vendeur (Jean le ES) après l'achèvement des travaux pour recevoir un paiement convenu.

Chapitre 3

Différence entre un bon de commande et un contrat dans la construction

La différence entre un bon de commande et un contrat dans la construction est qu'un contrat est un document juridiquement contraignant qui couvre les produits, les prix convenus et les modalités de paiement, ainsi que les conditions pour l'intégralité d'un projet de construction. Il comprend tous les bons de commande nécessaires (documents qui décrivent le prix et la quantité de biens ou de services nécessaires à l'exécution du contrat du projet) et les factures.

Chapitre 4

Conclusion

Un bon de commande de construction est un élément clé d'un contrat de projet car c'est un document juridiquement contraignant qui protège à la fois l'acheteur et le vendeur d'un produit ou d'un service. Lors de la rédaction d'un bon de commande, il est important de ne pas oublier d'être explicite et détaillé lorsque vous remplissez les sections suivantes :

• Description des livrables.

• Nombre (ou quantité) de livrables.

• Coûts convenus.

• Conditions de paiement.

• Dates d'échéance.

• Mode de livraison.

• Numéros de référence.