Une solution unique et globale pour résoudre les problèmes reliés aux plateformes multiples

Défi

Lorsque Pomerleau a commencé un projet P3 qui impliquait deux cycles distincts avec des dessins d'atelier et des soumissions, il est devenu évident que leur ancien système de gestion des données n'était tout simplement pas à la hauteur. Ayant déjà envisagé un changement depuis un certain temps, il était devenu prioritaire de migrer vers un système qui pourrait tout gérer en un seul endroit. L'entreprise voulait une plateforme collaborative qui permettrait à toutes les parties prenantes d'accéder aux informations les plus récentes.

Solution

Après avoir passé en revue une myriade de solutions, Pomerleau s'est rendu compte que Procore se démarquait dans de nombreux domaines du projet; ce qui en fait le meilleur choix pour un système global centralisé. L'interface intuitive de Procore qui facilite une adoption rapide a convaincu l'entreprise.

Plus de 50 ans et le regard toujours porté vers l'avenir

Pomerleau est un chef de file dans l'histoire de la construction canadienne, avec des projets dans les bâtiments résidentiels, civils, institutionnels et à logements multiples. En tant qu'entreprise, il sait comment mener à bien des projets complexes et les décomposer en petits blocs pour faire les choses correctement. L'entreprise n'a jamais reculé devant la révolution technologique non plus. En fait, elle est une grande adepte de logiciels pour tout, des dessins jusqu'aux communications. Ainsi, lorsque l'entreprise s'est rendue compte des chevauchements, en utilisant de nombreuses plateformes, elle a su qu'elle pouvait faire mieux. « Il y avait beaucoup de suivis à faire », a déclaré Daniel Gagné, coordonnateur du développement des TI chez Pomerleau. « Nous devions donner des rapports sur papier, nous devions envoyer des courriels pour des rappels, nous avions beaucoup de questions venant de différentes parties demandant, "où était cette chose” ou, "qu'est-ce qui se passait avec cela”. Une grande partie de certains rôles consistait simplement à entrer les informations et à s'assurer que tout le monde disposait des bonnes informations sur le chantier. Cela prenait beaucoup de temps. » Jérémie Poirier, chef de projet chez Pomerleau, a déclaré que c'était un casse-tête de gérer toutes les informations de connexion, puisque les images d'avancement des QRT, les documents, les dessins et même les coordonnées du projet étaient tous stockés sur des systèmes logiciels distincts.

Temps de consolider et de collaborer

C'est alors que Gagné a su qu'il était temps de procéder à une transformation numérique à grande échelle. L'entreprise était à la recherche d'une solution pour centraliser les données ou minimiser le nombre de plateformes qu'elle utilisait, explique-t-il. En somme, l'entreprise souhaitait accroître la collaboration.   Si les autres solutions avaient leurs points forts, Procore les surpassait toutes, car il permettait de regrouper tous les services dans un seul système.   « Lorsque nous avons évalué les options qui s'offraient à nous pour disposer d'une plateforme globale centralisée, c'est celle sur le marché qui répondait à nos besoins », a déclaré M. Gagné.   Toutefois, changer de logiciel n'allait pas être facile. C'est pourquoi Pomerleau a mis en place un plan d'implémentation graduel, en transférant les projets vers Procore les uns après les autres, afin que la connaissance du système se répande naturellement dans l'équipe. L'objectif est d'avoir 90 à 95 % de tous les travaux sur Procore d'ici à la fin 2021.

Le meilleur reste à venir

Même si l'implémentation est un processus continu, Pomerleau bénéficie déjà des avantages de ce changement.   « Nous avons gagné beaucoup de temps. Nous sommes en mesure de travailler plus rapidement et de manière plus productive », a déclaré M. Gagné. Il en est convaincu, car toute l'entreprise prend un tournant numérique et l'équipe apprend toutes les fonctionnalités de Procore; les avantages, et le rendement du capital investi seront encore plus importants.   « Mon seul reproche est que nous n'ayons pas évolué vers Procore plus tôt pour la gestion de projet! » a déclaré Sharon Moulton, assistante administrative principale de projet chez Pomerleau. « Il y avait une double sauvegarde des fichiers, il fallait joindre des fichiers à un logiciel spécifique et à arborescence du projet spécifique qui était dans un deuxième logiciel, ce qui n'était pas une utilisation optimale de mon temps. » Elle encourage les membres de l'équipe à envoyer des pièces jointes via l'outil Documents de Procore afin que tout le monde puisse voir qui a envoyé, reçu et lu chacun d'eux. L'envoi de QRT et de dessins d'atelier dans l'arborescence du projet n'est plus nécessaire, car les listes de distribution et les modèles de flux de travail permettent de s'assurer facilement que toutes les parties prenantes peuvent voir ce qui est dans leur cour à tout moment.   Le renforcement de la collaboration a également changé la donne chez Pomerleau. « Une chose que nous aimons vraiment à propos de Procore est qu'il couvre beaucoup de dimensions des projets », a expliqué Gagné. « Bien que nous l'utilisions principalement pour la gestion de projets, il peut également être utilisé pour la qualité, la sécurité, l'environnement et les finances. »   Poirier a déclaré que Procore avait simplifié certaines des tâches quotidiennes les plus basiques, comme la distribution des procès-verbaux de réunion.   « Le processus que nous utilisions pour les procès-verbaux de réunion était fastidieux et prenait du temps », a-t-il déclaré. Il commençait par des notes manuscrites et se poursuivait avec plusieurs brouillons de procès-verbaux qui ne cessaient de passer de ses mains à celle de son assistant administratif et vice versa. « Maintenant, je fais le procès-verbal de la réunion en direct pendant la réunion et je clique sur « Distribuer » à la fin de la réunion. Lorsque vous organisez trois ou quatre réunions par semaine, cette seule chose vous fait gagner beaucoup de temps. »