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Introduction aux bons de commande – Guide complet pour les professionnels de la construction
Les bons de commande sont des documents financiers essentiels qui s'inscrivent dans le cadre d'un contrat de projet global. Dans le secteur de la construction, ce document est habituellement validé par deux parties : l'acheteur et le vendeur. L'acheteur (en général, un maître d'ouvrage ou une entreprise générale) émet un bon de commande à destination du vendeur (en général, une entreprise générale ou une entreprise spécialisée) afin de couvrir le coût du projet.
Ce document détaille les coûts et les quantités des matériaux et prestations nécessaires à l'exécution du contrat du projet, comme convenu par les deux parties.
Chapitre 1
Quelles informations contient un bon de commande ?
Pour illustrer le contenu d'un bon de commande et son importance pour la suite du projet, prenons un exemple hypothétique mettant en scène Jane et John. Jane travaille en tant que chef de projet pour une entreprise générale engagée pour la construction d'un entrepôt. John représente une entreprise de gros œuvre. Il a remporté l'appel d'offres pour le coulage des fondations de l'entrepôt.
Description des livrables
À la réception de l'appel d'offres, John et son équipe visitent le site. Ils déterminent les outils, l'équipement, les matériaux et la main-d'œuvre nécessaires pour mener à bien le projet, puis transmettent ces informations à l'entreprise générale. L'équipe de Jane se charge alors d'établir un bon de commande correspond aux différents livrables détaillés par John et son équipe.
Nombre de livrables
Lors de la rédaction du bon de commande, l'équipe de Jane doit lister précisément les quantités nécessaires pour chaque livrable, telles que détaillées par John. Cette étape est très importante, car le bon de commande énonce explicitement la responsabilité financière de l'entreprise générale quant aux livrables requis pour que l'entreprise spécialisée puisse réaliser le travail qui lui incombe. Ce document protège ainsi les deux parties en garantissant que :
l'entreprise générale recevra les travaux avec la quantité et qualité demandée ;
l'entreprise spécialisée recevra un paiement correspondant au montant des ressources nécessaires pour exécuter les travaux.
Coût convenu
Les deux parties conviendront d'un coût pour chacun des livrables détaillés par l'équipe de John ainsi que d'éventuelles remises applicables à certaines quantités.
Conditions de paiement
Les bons de commande dans le BTP sont généralement réglés à crédit. L'entreprise générale envoie le bon de commande à l'entreprise spécialisée pour solliciter une prestation à crédit. L'entreprise générale est ainsi protégé en cas de paiement avant l'achèvement du projet.
Les conditions de paiement peuvent également être établies sur la base d'un délai de paiement net. Celui-ci détermine le délai, exprimé en jours, dans lequel l'acheteur doit procéder au paiement après émission d'une facture. Dans le cadre de notre exemple, imaginons que Jane approuve un bon de commande avec un délai de paiement à 30 jours nets. John recevra le règlement de sa facture au plus tard 30 jours après émission d'une facture pour les travaux réalisés.
Dates d'échéance
À présent que les parties ont convenu des conditions de paiement, les équipes de Jane et John déterminent une date d'échéance pour chaque livrable énoncé sur le bon de commande. Ces dates auront un impact sur la date de livraison des éléments requis.
Mode de livraison
Parmi les livrables de John figure une bétonnière supplémentaire qui doit être expédiée depuis un site éloigné. Dans un tel scénario, la livraison s'appuie généralement sur l'une des deux conditions d'expédition FAB (franco à bord) : FAB expéditeur (ou franco-départ) et FAB destination. Dans le cas d'une expédition « FAB expéditeur », l'entreprise générale prend à sa charge les pertes et dommages causés à la bétonnière dès son départ de l'entrepôt et tout au long de son acheminement jusqu'au site du projet. Dans le cas d'une expédition « FAB destination », l'entreprise spécialisée prend à sa charge les dommages causés à la bétonnière jusqu'à son arrivée sur le chantier.
Numéros de référence
Les numéros de référence sont des éléments essentiels des bons de commande de construction, car ils permettent d'assurer le suivi du document. Il n'est pas rare que plusieurs centaines de bons de commande soient associés à un seul projet. Les risques de pertes ou de confusions sont alors élevés. La seule manière de prouver l'exécution d'une prestation ou la livraison d'un matériau conformément aux conditions pré-établies consiste alors à rechercher le bon de commande pertinent à l'aide de son numéro de référence.
Chapitre 3
Comment distinguer un bon de commande d'un contrat ?
Un contrat est un document juridiquement contraignant qui énonce les produits, les prix convenus, les conditions de paiement et les conditions générales pour l'intégralité d'un projet de construction. Il inclut aussi tous les bons de commande pertinents (c'est-à-dire, les documents qui déterminent le coût et la quantité des marchandises et prestations nécessaires à la mise en œuvre du contrat) ainsi que les factures associées.
Chapitre 4
Conclusion
Un bon de commande est un élément essentiel du contrat d'un projet. Ce document juridiquement contraignant protège l'acheteur et le vendeur d'un produit ou d'une prestation. Il doit donc être rédigé de manière explicite et détaillée. Il se décompose en plusieurs sections :
Description des livrables.
Nombre (ou quantité) de livrables.
Coût convenu.
Conditions de paiement.
Dates d'échéance.
Mode de livraison.
Numéros de référence.
Chapitre 2
Comment distinguer un bon de commande d'une facture ?
Les bons de commande et les factures présentent une grande différence. Le bon de commande est émis par l'acheteur (Jane, pour le compte de l'entreprise générale), afin d'établir le coût associé à un contrat avant l'achèvement des travaux. Quant à la facture, elle est émise par le vendeur (John, l'entreprise spécialisée), après l'achèvement des travaux afin de recevoir le paiement convenu.