20 % de temps gagné en productivité : un pari relevé avec succès pour Agilité Solutions

Défi

Adaptabilité, efficacité et qualité sont les maîtres mots d’Agilité Solutions. À l’heure où le secteur de l’aménagement doit relever de nombreux défis liés, entre autres, à la pénurie de matériaux, aux nouvelles méthodes de travail et aux exigences grandissantes des clients, plusieurs questions subsistent. Comment optimiser la relation client, garantir la livraison d’un chantier de qualité, à temps et sans dépasser les budgets, le tout en minimisant l’impact environnemental ? Comment fluidifier la communication entre les équipes et leurs clients à travers le monde pour optimiser l’efficacité ? Comment, enfin, réussir sa transformation numérique pour devenir un pionnier du secteur capable d’offrir à ses clients un service sur mesure et innovant, le tout en faisant preuve d’une flexibilité qui permette de faire face aux imprévus et de répondre à leurs attentes ? Afin d’apporter des solutions à ces questions, Agilité Solutions a choisi d'intégrer la technologie du début à la fin de ses projets.

Selon Cécile Blot, Coordinatrice Design chez Agilité Solutions “Aujourd’hui, on ne construit pas de la même manière qu’hier et on construira encore différemment demain. Les technologies sont de plus en plus importantes dans un secteur où les nouveaux talents souhaitent de nouvelles solutions technologiques à adopter au quotidien.”

Solution

Aujourd’hui, la plateforme Procore est plus qu’un outil parmi d’autres pour Agilité Solutions, elle est devenue une alliée essentielle à toutes les étapes de la construction, de la réponse à un appel d’offre à la livraison du chantier en passant par l’estimation des coûts, l’exécution et la gestion des finances et de la documentation. Ainsi, l’ensemble des équipes d’Agilité Solutions utilisent Procore, que ce soit les estimateurs, les conducteurs de travaux, les chefs de projets, la direction des finances ou encore les responsables de la qualité et de la sécurité. Quand on utilise un outil différent pour chaque aspect de la construction (budget, sécurité, planning…), même si les équipes sont des modèles d’organisation et de suivi de projets, le risque de perte d’informations, orales comme écrites, reste bien présent. Le besoin de formation devient par ailleurs très chronophage quand il faut que les collaborateurs, nouveaux comme anciens, se forment à un nouvel outil pour gérer une tâche spécifique. Afin de garantir des rendus finaux d’une grande qualité et qui puissent répondre au niveau d’exigence de leurs clients, Agilité Solutions avaient besoin de fluidifier la communication, aussi bien au sein des équipes qu’avec les clients, et de garantir une visibilité optimale du début à la fin d’un projet. Il leur fallait également trouver la technologie capable de regrouper la gestion des différentes tâches sur une même plateforme pour qu’aucune information pertinente ne disparaisse. Afin de faciliter l’adoption de la technologie et sa généralisation au sein de l’entreprise pour toujours plus d’efficacité, Agilité Solutions recherchait un outil intuitif, disponible sur n’importe quel lieu et à n’importe quel moment et surtout ne nécessitant qu’une seule et unique formation, même si de nouvelles fonctionnalités devaient être ajoutées au fur et à mesure. Un tel outil permettrait d’apporter une méthodologie de travail, de standardiser les documents, de créer une homogénéité dans les processus de travail et de définir les outils essentiels selon le projet pour mettre en place une routine de travail productive pour chacun. Enfin, connaître en temps réel les tâches à accomplir, en pouvant facilement en suivre les avancées, permettrait d’améliorer la transmission d’information et d’ainsi gagner en temps et en efficacité.

Une plateforme intégrée pour une collaboration et une visibilité optimale

Grâce à l’intégration de Procore, tous les collaborateurs disposent désormais d’un accès au même niveau d’information, avec la possibilité de réunir l’ensemble des données remontées par les équipes en temps réel. Cela a permis à Agilité Solutions d’optimiser la collaboration et la cohérence au sein des équipes et d’améliorer l’efficacité des processus et la visibilité sur l’avancement d’un projet.

Pour ne perdre aucune information, Procore permet d’intégrer tous les outils et tous les métiers sur une seule et même plateforme. Les utilisateurs d’Agilité Solutions ont ainsi la possibilité de connaître l’avancement des projets en temps réel, de retrouver, en un seul et même endroit, tous les documents et commentaires entrés par les collaborateurs depuis un téléphone ou une tablette et de générer automatiquement des rapports complets pour leurs clients.

Sur la plateforme de gestion de la construction de Procore, tous les outils sont liés entre eux, intuitifs, faciles à intégrer et à mettre entre les mains de tous grâce au chat en direct avec un interlocuteur humain, capable de répondre rapidement aux questions et/ou envoyer des vidéos tutorielles d’explications simples et détaillées si besoin. Cela a permis à Agilité Solutions d’adopter rapidement la plateforme et d’étendre son utilisation à l’ensemble des collaborateurs.

Vincent Joullie, Responsable HSE chez Agilité Solutions dresse un bilan positif depuis l’adoption de la plateforme “Nous essayons d’utiliser Procore pour tous les aspects du chantier et nous parvenons de mieux en mieux à le faire grâce aux intégrations régulières de nouveaux outils à la plateforme. Nous avons également remarqué que nos collaborateurs utilisant Procore ont tendance à inciter les autres à rejoindre la plateforme. Pour nous, un des avantages majeures de Procore a été de fédérer nos équipes autour des projets pour qu’ils se déroulent du mieux possible.”

Un allié fidèle à toute épreuve

Dès la phase de planification d’un projet, les entreprises du BTP se lancent dans une véritable course contre la montre pour livrer le chantier à temps sans compromettre la qualité mais aussi la sécurité des équipes. Face aux imprévus des chantiers de plus en plus complexes, devant considérer les défis écologiques mais aussi les demandes de dernières minutes, il est essentiel d’avoir une capacité de résilience suffisamment développée pour tenir les délais. Afin d’améliorer sa capacité de réaction, Agilité Solutions a pu s’appuyer sur ces trois fonctionnalités concrètes offertes par la plateforme Procore :

• En cas d’incident, le signalement se fait rapidement en prenant simplement une photo à télécharger ensuite sur la plateforme.

• Lors d’un litige, un historique complet est consultable si besoin.

• En cas de livraison tardive, par exemple, un délai de livraison trop long pour un panneau dont la fiche technique a été validée, il est possible d'optimiser le processus de validation en relançant sur la même discussion par message une proposition de produit de remplacement sans avoir à tout réexpliquer.

Fort de sa capacité de résilience accrue, Agilité Solutions a ainsi décroché les certifications ISO liées à la sécurité et la gestion globale de chantier et celà grâce aux sections livrables disponibles sur Procore qui ont permis de démontrer le niveau d’automatisation des différentes tâches et le respect de conditions strictes au sein de tous les projets. La numérisation des processus a par ailleurs eu des effets vertueux sur la sécurité mais aussi la productivité des équipes qui peuvent travailler plus sereinement se sachant épaulées par une solution comme Procore qui les accompagnent de bout en bout.

Les données : une mine d’or pour révolutionner le BTP

À mesure qu’Agilité Solutions poursuit sa transformation numérique, le volume de données générées s’accroît et il est vite devenu essentiel de pouvoir faire le tri et tirer parti efficacement de ces données. Là encore, l’entreprise a pu s’appuyer sur Procore et notamment sur Procore Analytics qui s’appuie sur le machine learning pour améliorer constamment la base de données afin de rationaliser les processus de résolution des problèmes et apporter encore plus de valeur aux clients.

“Procore nous aide à identifier, enregistrer et faire le compte rendu des problèmes rencontrés afin de disposer de données pertinentes pour ne reproduire les mêmes erreurs. Les données sont partout autour de nous et chez Agilité, nous leur accordons une place prépondérante. Nous invitons nos partenaires à rejoindre Procore dans le but d’avoir accès à un plus grand volume de données permettant d’améliorer la compréhension des problèmes et notre efficacité à long terme.” Vincent Joullié, Responsable HSE chez Agilité Solutions.