Passez moins de temps derrière votre bureau.

Défi

Auparavant, BW avait recours à divers systèmes pour gérer ses projets : messagerie électronique, Microsoft Excel, Microsoft Word, Dropbox ou encore son propre serveur. Les projets manquaient d'homogénéité et il était compliqué d'ajouter des informations ou de les mettre à jour sur le chantier. Il était également difficile d'anticiper les tendances et de localiser les risques suffisamment tôt.

Solution

Un système centralisé - BW a rassemblé toutes les informations de ses projets à un endroit unique et facile d'accès.

Des outils adaptés aux appareils mobiles - Où qu'elles soient, les équipes de BW peuvent consulter, mettre à jour et partager les informations.

Des rapports efficaces - L'identification des problèmes et la génération de rapport de performances des projets sont devenues simples.

Objectif zéro défaut

L'entreprise BW: Workplace Experts est réputée pour concevoir des espaces de travail précis, tout en apportant une touche personnelle qui la distingue des autres professionnels du secteur. Ce quelque chose en plus, devenu la marque de fabrique de l'entreprise, a amplement contribué à sa croissance exceptionnelle. Toutefois, cette réputation d'excellence ne lui est pas tombée dessus par hasard.

Rob Frank, directeur de l'expérience client, explique que pour créer une expérience client hors du commun, « certains aspects fondamentaux doivent être bien établis, ce qui, pour nous, est synonyme d'absence de défaut ».

BW s'efforce en effet de proposer des projets sans défaut, à tel point qu'elle en a fait son crédo. L'équipe met tout en œuvre pour que les projets soient livrés sans retard et sans réserves. Toutefois, « un tel gage de qualité demande énormément de travail qu'il est impossible de mener à bien sans aide », ajoute-t-il.

Avant de faire appel à Procore, BW utilisait des feuilles de calcul Excel, des documents Word, la messagerie électronique et un système séparé pour effectuer les contrôles techniques. Les différents documents enregistrés sur le serveur étaient difficilement accessibles à distance. Les équipes de BW étaient donc contraintes d'enregistrer les plans sur leurs propres appareils ou via des solutions tierces, comme Dropbox, Google Drive ou OneDrive.

Avec une telle organisation, l'uniformisation des procédures relevait pratiquement de l'impossible. Les équipes géraient leurs projets au gré de leurs préférences et des workflows, et comme aucun des systèmes utilisés n'était réellement adapté aux appareils mobiles, l'ajout et la mise à jour d'informations sur les différents chantiers étaient souvent inenvisageables. Les équipes de bureau avaient donc du mal à recueillir et à analyser précisément les données des différents chantiers. En outre, les informations étant dispersées sur de multiples systèmes, il était difficile d'obtenir une vue d'ensemble des performances d'un projet.

Après avoir examiné plusieurs solutions, BW a choisi Procore. Elle a été séduite par la solution tout-en-un et sa suite d'outils complète, notamment les outils de gestion de projet, de contrôle qualité et de sécurité. Les recommandations d'acteurs réputés du secteur ont fini par la convaincre.

« L'une des principales raisons de l'adoption de Procore est notre partenariat avec deux autres sociétés basées en Australie (SHAPE) et aux États-Unis (HITT). Idées, personnel et innovations : nous échangeons constamment avec les équipes de ces deux entreprises, qui s'avèrent de ferventes utilisatrices de Procore », déclare Rob Frank.

Pour BW, l'implémentation de la plateforme Procore s'est déroulée sans heurts grâce à l'assistance d'une équipe Customer Success Procore locale. M. Frank ajoute : « Notre relation avec Procore se passe à merveille. Son équipe a assisté à notre conférence annuelle, a fait connaissance avec notre équipe et a découvert nos systèmes. Nous organisons des visites de chantier pour montrer ce que nous faisons, et l'équipe de Procore se joint à nous. Elle fait désormais pleinement partie de la famille BW. »

Une solution rationalisée, du chantier au bureau

Ce que BW préfère, c'est que Procore propose une solution unique capable de répondre à tous les besoins de gestion de la construction et d'uniformiser les processus entre les multiples équipes et projets. « Tous nos formulaires, dossiers et documents uniformisés sont stockés sur Procore. Nous sommes cohérents dans l'exécution de nos projets, ce qui répond à la demande de nos clients. Quel que soit le projet, les DDR, documents et listes de réserves concordent tous », déclare M. Frank.

Désormais, l'équipe croissante de BW intègre facilement ses nouveaux membres. Grâce aux vidéos de formation et aux certifications proposées par Procore et à la disponibilité de l'équipe de support technique, l'entreprise peut embaucher autant de nouvelles recrues que nécessaire, sans avoir à lever le pied.

La fonctionnalité mobile et les outils facile d'utilisation de la plateforme font de Procore une solution rapide à prendre en main. Maria Russo, responsable de l'expérience client, explique : « avant Procore, la saisie de données était plus fastidieuse. Les membres de nos équipes peuvent désormais prendre des photos sans interrompre leur travail, répondre à des demandes depuis leur téléphone quand ils sont en transit, ou encore clôturer des éléments depuis un chantier. Nous recueillons rapidement toutes les informations dont nous avons besoin, ce qui accélère tout notre travail. »

Non seulement les équipes de BW peuvent utiliser Procore partout, depuis un appareil mobile (téléphone ou tablette), mais les archives physiques sont éliminées, puisque tous les enregistrements sont numériques. L'entreprise n'a plus besoin de louer des espaces de stockage : tous les documents nécessaires sont accessibles à tout moment, de partout.

Mme Russo ajoute que les données recueillies sont de meilleure qualité. Les informations sont fournies par les équipes sur le chantier et mises à jour en temps réel, donc elles sont plus fiables. Les collaborateurs travaillent avec des informations actualisées, ce qui réduit les travaux de reprise.

Les employés et les clients d'abord

Depuis son pic de croissance initial qui l'a poussée à choisir Procore il y a maintenant trois ans, BW n'a cessé de se développer. L'entreprise a vu ses effectifs passer de 100 à plus de 250 employés, et son chiffre d'affaires de 80 millions à 180 millions de livres. Cette croissance exceptionnelle est notamment due à l'investissement de BW auprès de ses employés : tous disposent des outils et de la technologie dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

Selon Mme Russo, Procore a permis aux chefs de projet de « passer plus de temps sur les chantiers que derrière leur bureau ». Un tel changement se traduit par des employés plus productifs et plus heureux, ce qui favorise la croissance de l'entreprise.

Le succès de BW découle également de son engagement envers ses clients. En honorant sa promesse d'absence de défauts, en éliminant les problèmes liés aux processus manuels et en rationalisant ses workflows, BW est en mesure de se concentrer sur ce qui importe vraiment, notamment créer une expérience client hors pair.

« Chez BW, nous prenons l'expérience client très au sérieux. Nous cherchons à apprendre des autres secteurs, comme l'hôtellerie, le transport aérien ou encore les constructeurs automobiles. Nous nous intéressons à leurs bonnes pratiques et essayons de les intégrer dans nos équipes. Pour offrir une expérience client exceptionnelle, nous avons besoin de la technologie », explique Rob Frank.

Ainsi, les clients savent que leurs projets sont gérés de manière efficace. M. Frank ajoute : « Si je suis en réunion et qu'un client me pose une question, je peux obtenir la réponse en deux minutes. C'est très efficace et c'est l'une des meilleures choses que nous pouvons faire pour optimiser l'expérience client. »

La technologie n'est plus un luxe, mais une nécessité

Quel que soit le secteur d'activité, la longévité d'une entreprise dépend de sa capacité (ou son incapacité) à innover. Rob Frank prend l'exemple de Blockbuster, une ancienne entreprise américaine de location de vidéos : « Ils auraient dû compter parmi les principaux fournisseurs de films en ligne ; pourtant, Netflix a pris le dessus. Pourquoi ? Parce que Blockbuster n'a pas misé sur l'innovation technologique. Nous avons beau être les meilleurs dans notre domaine et conquérir le marché, si nous ne restons pas à la pointe de l'innovation et si nous ne repoussons pas constamment les limites du possible, nous resterons sur le carreau. La technologie n'est plus un luxe, mais une nécessité. »

Une entreprise qui adopte une solution de gestion de la construction leader du marché est assurée de pouvoir rester à la pointe de l'innovation sans alourdir sa charge de travail. La technologie évolue très vite et, selon M. Frank, c'est précisément pour cette raison que l'implémentation d'une solution à long terme comme Procore est préférable à l'adoption d'un outil temporaire.

« Bon nombre d'entreprises choisissent de développer une plateforme interne, mais celle-ci perd rapidement en efficacité, car des sommes considérables doivent être investies pour éviter qu'elle ne devienne obsolète. Avec des technologies en constante évolution, mieux vaut opter pour une solution comme Procore qui s'occupe de tout », affirme-t-il.

Grâce à Procore, BW dispose également de renseignements cruciaux qui lui permettent de prendre des décisions plus avisées pour dynamiser sa croissance. Les intégrations tierces comme Power BI permettent aux équipes d'obtenir des rapports détaillés qui les aident à déterminer les risques et les tendances. Ainsi, en suivant ses données dans Procore, BW a pu identifier des problèmes à l'origine des retards de livraison de certains de ses projets. Elle a donc décidé de développer un workshop dédié.

Maria Russo explique : « dans un workshop, nous présentons les tendances à toute l'entreprise et nous indiquons les départements qui ont mis le plus de temps à clôturer leurs éléments d'action. Nous avons donc toutes les informations nécessaires pour assurer le bon déroulement du projet et honorer notre promesse d'absence de défauts. »

Les outils de reporting ont permis d'améliorer et d'accélérer les processus de l'entreprise. Mme Russo souligne que les équipes de BW créent des rapports de projets en moins de trois minutes grâce à Procore, contre cinq heures auparavant.

« Avant Procore, nous devions prendre le temps de recueillir les données et d'exécuter nous-mêmes les rapports. Aujourd'hui, les résultats sont immédiatement prêts à être exploités. Nous sommes tout simplement beaucoup plus efficaces. Procore nous a également permis d'accélérer le partage d'informations et donc d'agir plus vite si quoi que ce soit ne se passe pas comme prévu. Nous disposons d'une meilleure compréhension des processus sur le chantier, nous savons comment réduire les problèmes et nous identifions les améliorations potentielles. Nous sommes plus proactifs », ajoute-t-elle.

Ainsi, BW livre plus de projets sans défaut et la satisfaction de ses clients s'améliore, ce qui l'aide à décrocher de nouveaux contrats. D'après Rob Frank, « sans un outil comme Procore pour maintenir toutes les données à jour, vous n'irez pas bien loin, puisque vous ne pourrez pas proposer tous ces extras qui séduisent tant les clients et qui les fidélisent grâce à une expérience hors pair ».