Voici comment l'équipe a réduit le travail administratif et a rationalisé les processus avec Procore

Défi

Lorsque QMD a délaissé les feuilles de calcul électroniques (impliquant souvent la tâche fastidieuse de double saisie de données), elle a déployé une solution logicielle BIM peu maniable. C’était particulièrement difficile pour les équipes sur le chantier, car cela nuisait à la communication entre le chantier et le bureau.

Solution

Avec Procore, QMD a tiré parti de Procore en l'utilisant comme un guichet unique pour toutes les données du projet. De plus, Procore lui offrait toutes les fonctionnalités en français, y compris l'assistance, l'implémentation et les outils, ce qui représente une composante essentielle de la réussite sur le marché québécois.

Résultats

• Les équipes sont 70 % plus efficaces si l'on compare au téléchargement de plans
• Tous les plans et les informations sont consolidés en un seul emplacement centralisé

Nous avons franchi une étape clé

Lorsque la gestionnaire de projet d’Innovation technologique, Stéphanie Viger, s’est jointe au service BIM de QMD, les équipes s'appuyaient en grande partie sur des processus manuels, soit des feuilles de calcul électroniques et des notes manuscrites pour gérer des projets. Mais sans un système centralisé, cela signifiait qu’elles devaient saisir les informations deux fois, ce qui augmentait le risque d’erreur humaine. De plus, les feuilles de calcul électroniques impliquent souvent des structures organisationnelles complexes avec des liens externes, ce qui rendait la gestion des projets d’autant plus difficile.

S’appuyer sur ces processus manuels signifiait aussi que les équipes sur place n’avaient pas accès à l’information en temps réel. Au moment où ils recevaient des informations ou des plans mis à jour, il est possible que des changements et des mises à jour y aient déjà été apportés.

QMD a donc décidé de mettre en œuvre une solution logicielle BIM, mais les équipes (en particulier sur le chantier) ont constaté qu’elle était lourde à utiliser. Peu après, un collègue a présenté Procore en tant que solution de rechange. L’équipe de direction a alors lancé une comparaison détaillée des principales solutions de gestion de la construction sur le marché du Québec.

Au cours de leur recherche, QMD a tout particulièrement apprécié que Procore offre une suite d’outils pour l’ensemble du processus de gestion de la construction, depuis la gestion de projet jusqu’à la gestion financière en passant par la gestion des ressources, le tout à un seul emplacement centralisé. De plus, contrairement à beaucoup d’autres solutions, Procore leur offrait une intégration à leur solution comptable. Pour QMD, c'était un point incontournable.

Il y avait aussi une autre fonctionnalité qui se démarquait. Contrairement à beaucoup d’autres solutions qui offrent seulement des capacité partielles en français, Procore offre toutes ses fonctionnalités, ses outils, l’aide de spécialistes et l'implémentation en français. La coordonnatrice de projet/BIM Nathalie Scherrer fait remarquer que « c’était absolument nécessaire et représentait une étape décisive pour nous. »

Stéphanie ajoute « Procore connaît le marché du Québec. Il y a tout ce dont vous avez besoin pour chaque étape de la gestion de projet ainsi que l'assistance client en français. Je crois que nous avons parlé à Procore chaque semaine, si ce n’est pas tous les jours. Vous n’avez pas cela avec d’autres logiciels. »

Bénéficier d’un guichet unique

Pour QMD, la capacité de consolider toutes les informations du projet dans un seul système est essentielle.

« Procore ne s’arrête pas simplement à l’un des aspects de la phase de construction », explique Nathalie. « Leurs équipes comprennent l’ensemble du processus, que toutes les pièces du puzzle doivent fonctionner ensemble et que vous avez besoin de toutes ces étapes pour être connecté afin d’avoir la plateforme la plus utile. »

Avec des équipes travaillant à partir d’un seul système, les processus et la documentation étaient uniformes dans tous les projets. Depuis le chantier jusqu’au bureau, tous avaient accès à l’information dont ils avaient besoin, au moment où ils en avaient besoin. De plus, QMD a été en mesure d'améliorer la communication et la collaboration entre les équipes.

« Depuis que nous avons Procore, nous avons amélioré notre communication de 60 % et réduit nos marges d’erreur de 40 % », continue Nathalie. « Vous saisissez toutes les données sur la plateforme, et elle est tellement flexible que vous pouvez les modifier ou les extraire sans problèmes, puis elle est mise à jour et en temps réel. La communication est meilleure parce que Procore a de meilleurs flux de travail qui responsabilisent les gens, car ils savent alors ce qu’ils sont censés faire. C’est tellement convivial et facile. »

Rentabilisation rapide

Après le déploiement de Procore, QMD a rapidement vu l’intérêt de disposer d’un système de gestion de construction rationalisé. Avec des processus plus efficaces, l’équipe a économisé des heures de travail administratif inutile.

Comme Nathalie l'explique : « D’après mon expérience, j’ai facilement économisé environ 70 % de temps pour le chargement de plans. C’est plus efficace. Avant, les plans prenaient une éternité à être chargés. Maintenant, Procore facilite leur chargement. Si vous avez fait une erreur ou que vous n’avez pas à les charger en même temps, pas de problème, vous pouvez simplement changer vos révisions. Avec notre solution logicielle précédente, vous auriez eu à tout effacer et recommencer. »

Mais le gain représente plus que des économies de temps, car les équipes aiment également utiliser le système.

« Les gens voient les avantages au premier regard, dit Stéphanie. Il suffit de charger les plans sur la plateforme, et vous pouvez les voir tout de suite. C’est rapide, facile à utiliser et tout y est. C’est clair et c’est la même chose pour tout le monde. Nous demandons aux gestionnaires de projet de faire les choses dans Procore et ils disent qu'ils adorent vraiment cet outil. »

Nathalie ajoute : « Ça facilite tout simplement la vie et les gens sourient lorsqu’ils utilisent Procore. Les gens sont heureux. »

Finalement, avec moins de travail administratif et des flux de travail rationalisés, QMD a renforcé son engagement envers une construction conforme aux normes de qualité et d’excellence les plus élevées.

Comme Stéphanie l'explique : « Nous sommes plus concurrentiels, nous sommes mieux organisés et nous gérons mieux nos projets. Lorsque nous montrons Procore aux clients, ils sont épatés et nous disent : « Je suis entre de bonnes mains avec eux. Ils savent ce qu’ils font. » Ils savent que le projet sera bien géré. »