Mejorar la colaboración y la eficiencia en la ejecución de proyectos

Défi

L'équipe d'ingénieurs spécialisés en volaille de Tyson gère la quasi-totalité des aspects d'exécution des projets en interne, et ses nombreuses équipes internes travaillent en étroite collaboration tout au long du cycle de vie des projets. Nous avons échangé avec Katrenia Taweel, responsable de programme chez Tyson au sujet de leurs motivations : « C'est tout simplement pour mieux exécuter les projets et plus rapidement, de la naissance de l'idée à l'achèvement du projet, que si nous faisions appel à des prestataires externes. »

Avant d'utiliser Procore, Tyson avait recours à des processus manuels, notamment des serveurs de fichiers internes, Microsoft SharePoint et des serveurs FTP pour gérer la communication et la documentation entre leurs équipes internes et leurs sous-traitants. Katrenia se remémore cette époque : « Pour les audits, nous trouvions parfois les informations nécessaires, mais ce n'était pas toujours le cas. Il arrivait que des sous-traitants prétendent ne pas avoir vu une partie de la portée des travaux et ne pas avoir inclus les travaux connexes dans leur appel d'offres pour nous imposer un ordre de changement. En fin de compte, ces problèmes n'étaient pas seulement gênants, ils constituaient pour nous un risque inacceptable. »

Solution

« Nous avons acheté Procore en 2019 parce que l'outil offre un espace pour regrouper l'ensemble de la documentation et de la communication de nos projets dans une source d'informations unique. Il est très facile d'y accéder depuis n'importe quel endroit, y compris sur nos chantiers. Procore intègre également de fonctionnalités de suivi et de responsabilisation. »

Résultats

• Les informations centralisées ont permis de garantir que tous les membres de l'équipe étaient informés et contribuaient activement au succès du projet
• Accès aux données du projet depuis n'importe où, permettant le partage même dans des installations de production distantes
• Établissement d'un suivi et d'une responsabilité clairs, garantissant que chaque membre de l'équipe comprenne ses responsabilités

Le secret de la collaboration au sein d'une équipe

« Nos équipes travaillent ensemble tout au long du cycle de vie des projets, une collaboration rendue efficace par la plateforme Procore. Dès le début du cycle de vie de nos projets, nous procédons à un suivi des informations dans Procore. » Depuis que toutes les informations du projet sont suivies et partagées de manière collaborative, Tyson dispose d'une équipe connectée qui travaille main dans la main pour assurer la réussite des projets. Les équipes de conception ont les moyens de collaborer pendant la construction grâce aux outils de Procore pour plus de visibilité et d'engagement. Un corps de métier indiscipliné ne peut pas faire dérailler le budget d'un projet à cause d'ordres de changement, car Tyson suit l'ensemble des informations de projet fournies pendant l'appel d'offres. 

Grâce à Procore, Katrenia reste sereine, car elle sait que le projet est porté par la collaboration des équipes. « Depuis que nous avons Procore, je dis à mes collaborateurs que s'ils gagnent au loto ce soir et quittent leur travail demain, c'est une excellente nouvelle pour eux, et que nous serons capables de continuer sans eux, car leur travail est enregistré dans Procore. »

Pas réservé aux chefs de projet

Quel est l'avis de l'équipe de dessinateurs interne de Tyson sur Procore ? Selon Katrenia : « Ils l'adorent ». Les dessinateurs et ingénieurs de Tyson tirent parti de Procore pour les réunions de révision de la conception, la résolution des problèmes de conception et le contrôle des versions à mesure qu'ils mettent à jour les plans. Morgan W, ingénieur mécanique chez Tyson, déclare que « Procore m'aide à optimiser mon temps en hébergeant tous mes documents, photos et plans dans un seul outil. La possibilité d'utiliser des DDR et des livrables sur la plateforme fait de Procore un véritable guichet unique. » Selon Katrenia, « même les responsables maintenance et les responsables d'usine ont accès à Procore. Après tout, c'est à eux de gérer dès que le projet est terminé. »

Avantages inattendus au-delà de la construction

Maintenant que les informations de projet sont regroupées dans Procore, l'équipe de Tyson repose désormais sur le système collaboratif d'enregistrement, même en cas d'imprévu. Par exemple, lorsqu'un petit incendie s'est déclaré dans un bâtiment annexe au sein de l'une des installations de Tyson, l'équipe disposait déjà de toutes les informations de conception nécessaires avant d'arriver sur le terrain. Le chef de projet chargé de l'atténuation des risques a pu diffuser rapidement des photos du site aux nombreux intervenants qui demandaient des nouvelles. « Notre chef de projet a pu se concentrer sur la remise en service de l'usine, ce qui n'aurait pas été possible sans la plateforme collaborative Procore. »

Comme vous le savez déjà, Procore peut vous aider à rationaliser et à améliorer votre processus de construction, mais l'histoire de Katrenia nous montre que l'outil apporte des avantages bien au-delà de la construction. « N'ayez pas peur de l'utiliser avec créativité. C'est une plateforme qui rationalisera votre collaboration, peu importe la phase du projet, son emplacement ou sa nature. »