Las 6 fases de la administración de proyectos de construcción

Capítulo 1

Importancia de las fases de administración de un proyecto de construcción

Las fases de construcción de un proyecto avanzan de forma lineal. Sin ellas, te quedarías sin una estructura que guíe el proyecto.

Capítulo 2

Diseño del proyecto

El ciclo de vida de un proyecto de construcción comienza con el diseño. En esta fase, el propietario elabora un argumento a favor del proyecto. A veces, después de evaluar todos los aspectos, el propietario descubre que el proyecto no es viable.

Documento sobre el caso de negocio

Independientemente de que se trate de un edificio de oficinas de gran altura o de un proyecto de viviendas multifamiliares de poca altura, los propietarios siempre deben satisfacer un caso de negocio para el proyecto. En esta parte de la fase de diseño, el propietario prevé el uso de la propiedad y los incentivos financieros para ese uso.

Estudio de viabilidad

En el estudio de viabilidad, se busca convencer al propietario de que el proyecto es posible, de que necesita ajustes o de que no es viable. En esta parte de la fase de diseño, el propietario tiene en cuenta variables que van desde el uso del suelo hasta los costos de construcción, a la vez que hace los ajustes necesarios para un uso óptimo. Si el proyecto se considera viable, pasa a la siguiente fase.

Definición del alcance

En la fase de definición del alcance, el propietario trabaja estrechamente con arquitectos, ingenieros y, a veces, incluso contratistas para decidir el tamaño y las características del proyecto. El objetivo es adaptar el proyecto terminado a su uso inmediato tras la construcción y dar cabida a usos adicionales a medida que el proyecto madura. En esta fase, el equipo de diseño crea los planos y las especificaciones necesarios para construir el proyecto.

Capítulo 3

Compras y contrataciones del proyecto

Con los planos del proyecto terminados, el propietario pasa a la siguiente fase. En esta segunda fase del proyecto de construcción, el objetivo es reunir al equipo que realizará la construcción.

Compras y contrataciones del proyecto

Con los planos del proyecto terminados, el propietario pasa a la siguiente fase. En esta segunda fase del proyecto de construcción, el objetivo es reunir al equipo que realizará la construcción.

Selección del método de entrega

Una consideración primordial es el método de entrega. Hasta hace diez años, los propietarios elegían casi siempre el método de entrega de Diseño-Licitación-Construcción. Hoy en día, cada vez más proyectos se abren a la modalidad de Diseño-Construcción y a la entrega de proyectos integrada (IPD). Estos métodos de colaboración permiten reducir los costos y mejorar los resultados del proyecto. El propietario elige el método de entrega que mejor cumpla los objetivos del proyecto.

Selección de los participantes

El propietario suele seleccionar a los participantes del proyecto invitando a los contratistas o a los directores de obra a presentar ofertas para el proyecto. A veces, el propietario ya tiene una relación de trabajo con determinados contratistas, como suele ocurrir con los propietarios corporativos, y los invita directamente al proyecto. A veces, los contratistas presentan ofertas a precio alzado para ganar el proyecto, mientras que otras veces los contratistas y los propietarios trabajan juntos para diseñar y fijar el precio del proyecto. En todos los casos, el propietario trata de conseguir la mejor relación calidad-precio y hacer que el proyecto sea lo más fiel posible a su intención original.

Adjudicación de los contratos

La adjudicación de los contratos es la última parte de esta fase del proyecto de construcción. El propietario debe sopesar varios factores a la hora de seleccionar a la constructora. El precio es una de las principales consideraciones, pero los antecedentes de la constructora, su capacidad para asegurar y garantizar el proyecto, y la experiencia en proyectos similares son otros factores que influyen en la decisión.

Capítulo 4

Preconstrucción del proyecto

Una vez firmados los contratos, el contratista general o gerente de construcción se pone a trabajar en todos los detalles necesarios para iniciar la construcción. En primer lugar, debe terminar de definir la ayuda necesaria. La mayoría de los contratistas generales y de los gerentes de construcción acuden a la obra con un grupo de subcontratistas que ya conocen. Sin embargo, para los aspectos especiales del proyecto, suelen tener que encontrar especialistas y asociarse con ellos. En esta fase, los contratistas generales y gerentes de construcción dedican mucho tiempo a reunir a las personas, los materiales y los equipos, y a planificar todo.

Obtención de permisos

Existen pocas localidades donde no se necesiten permisos para la construcción. Los contratistas se ponen a trabajar sacando permisos para todo, desde las obras de servicios públicos hasta los requisitos del código de construcción.

Levantamiento de la obra

Los contratistas consultan los levantamientos de la obra para confirmar su conocimiento de lo que ya existe en el lugar. En estos levantamientos, suelen encontrar condiciones que no estaban incluidas en los documentos del contrato. Esta es la primera oportunidad que tienen los contratistas para registrar las inevitables sorpresas inherentes a cualquier proyecto de construcción y empezar a gestionarlas.

Creación de un plan de administración de riesgos

En la actualidad, casi todos los contratos exigen que el contratista tenga un plan formal de administración de riesgos. El contratista debe evaluar todos los riesgos del proyecto y hacer planes para eliminarlos, controlarlos o asegurarse contra ellos. Además de proteger al propietario, estos planes ayudan al contratista a prever y evitar costos inesperados derivados de los riesgos. 

Definición de un plan de seguridad

Aunque la seguridad también es un elemento de riesgo en los proyectos de construcción, los contratistas suelen tratarla por separado porque los riesgos de seguridad son de gran alcance. A menudo, estos riesgos pueden marcar la diferencia entre la vida y la muerte, por lo que los contratistas deben darles la máxima prioridad. 

Creación de estructuras de desglose del trabajo (WBS)

Los contratistas dividen los proyectos de construcción en actividades y tareas. Las actividades son las unidades de construcción, como el vertido de los cimientos. Las tareas son los pasos necesarios para verter los cimientos. En la estructura de desglose del trabajo, se enumeran todas las tareas necesarias para cada actividad. Muchos proyectos de construcción tienen miles de actividades, por lo que la WBS crea una hoja de ruta clara desde el inicio hasta el final del proyecto.

Definición del programa del proyecto de diseño

Es responsabilidad de los gerentes y programadores de proyectos convertir la WBS en un cronograma que los equipos de trabajo puedan seguir. El programa refleja el tiempo más largo hasta la finalización del proyecto. También incluye hitos para que los gerentes puedan evaluar el grado de cumplimiento del proyecto. 

Definición de un plan de comunicaciones

Los contratos de construcción suelen exigir a los contratistas un plan de comunicaciones que se ajuste al del proyecto. En este, el contratista especifica cómo deben tener lugar las comunicaciones necesarias, incluidas aquellas que son urgentes. También incluyen controles de rendición de cuentas para que las partes del contrato conozcan sus responsabilidades en relación con la comunicación de la información del proyecto.

Capítulo 5

Ejecución del proyecto

La cuarta fase es donde todo el trabajo anterior se valida (o no). 

Reuniones de preconstrucción

Los contratistas inician el proyecto con reuniones de preconstrucción. Durante estas, todas las partes revisan el proyecto para entender sus funciones y cómo encajan en el panorama general del proyecto.

Adquisición de recursos

Los contratistas generales y los contratistas especializados compran y encargan todos los materiales, las piezas y los equipos necesarios para la parte de la obra en que están involucrados. También definen sus cuadrillas y sus planes para la administración de la mano de obra.

Inicio de las actividades

Esta parte del proyecto, la fase de ejecución, es donde comienza el trabajo físico. Los contratistas toman los planos virtuales o 2D y los materializan en 3D.

Capítulo 6

Control del proyecto

Sin controles, los proyectos de construcción pueden desviarse gravemente de su curso. Hay demasiadas piezas móviles y variables como para operar sin controles.

Seguimiento del trabajo

Una vez que la construcción está en marcha, esta es la más importante de las fases de la administración de proyectos de construcción. Sin un seguimiento adecuado, es muy fácil perder el control de las actividades. Aquí es donde muchos gerentes de proyectos dependen del software de administración de proyectos de construcción basado en la web, que siempre está activo y tiene la información más reciente del proyecto.

Seguimiento de las actividades con respecto a los objetivos temporales

Cada programa de construcción establece un límite de tiempo para cada actividad. Terminar antes de tiempo es a veces tan perjudicial como terminar tarde, por lo que los gerentes de proyecto deben ver qué tanto se acercan los equipos a los tiempos programados.

Seguimiento de la calidad de las actividades y tareas

Sin controles de calidad, el trabajo que debe rehacerse y las órdenes de cambio llenan el día. Cada tarea debe cumplir con la calidad asignada. De lo contrario, las tareas que vengan después también podrían tener una calidad insuficiente.

Ajuste del programa

A medida que los gerentes de proyectos estudian los tiempos y los aspectos de calidad de los proyectos, a veces deben ajustar el programa para reflejar la trayectoria actual del proyecto.

Seguimiento del presupuesto

Todas las partes que trabajan en el proyecto tienen sus propios presupuestos a seguir. Sin embargo, el contratista general o el gerente de construcción también debe hacer un seguimiento del presupuesto global del proyecto. Si parece que el proyecto va a excederse del presupuesto, el contratista general o el gerente de construcción debe encontrar la razón lo antes posible.

Capítulo 7

Cierre del proyecto

Independientemente de la duración del proyecto, cuando la gente llega a la última de las fases de construcción, está ansiosa por superar los últimos detalles problemáticos.

Punch list

La punch list muestra todos los problemas del proyecto que deben corregirse antes del cierre. Las cuadrillas trabajan en las partes de la punch list que corresponden a sus especialidades.

Puesta en marcha

En los proyectos de edificios, este aspecto del cierre consiste en certificar que todos los equipos y sistemas funcionen correctamente.

Cierre del presupuesto

El cierre del presupuesto consiste en asegurarse de que todo el mundo pueda cobrar el dinero que se le debe. Si el propietario y el contratista general realizaron retenciones, entonces también se adeudará esta suma global.

Capítulo 8

Conclusión

No es casualidad que las primeras fases del proyecto de construcción involucren más detalles que las últimas. Los propietarios y contratistas sabios se han dado cuenta de que una pequeña dosis de planificación puede ahorrar una gran cantidad de horas de trabajo y errores. Las fases del proyecto de construcción proporcionan el marco para los proyectos bien planificados.