Phase préparatoire de chantier : tout ce que vous devez savoir

Chapitre 1

Qu'est-ce que la phase préparatoire de chantier ?

Les coûts définis pendant la phase préparatoire concernent le projet dans son intégralité. Ils peuvent concerner diverses ressources, des matériaux à la main-d'œuvre en passant par les équipements. Ils peuvent faire référence à de coûts ponctuels ou à des coûts continus, du début à la fin du projet.

En général, il est conseillé aux maîtres d'ouvrage et aux sous-traitants d'intégrer les coûts de la phase préparatoire dans leurs contrats, car il serait coûteux et difficile de les répercuter de manière équitable sur toutes les activités du projet. Par ailleurs, si le maître d'ouvrage peut définir les éléments inclus dans ces coûts, le sous-traitant se chargera de leur associer les montants pertinents, car il est le plus à même de réaliser ces estimations de coûts.

Chapitre 2

Coûts liés à la phase préparatoire de chantier : exemples

En général, la liste des coûts à définir lors de la phase préparatoire est longue et inclut des coûts concernant tous les aspects du projet. Toutefois, certains éléments y figurent presque systématiquement.

Coûts de gestion et frais administratifs

Ces coûts incluent notamment la rémunération des chefs de projet, des responsables de chantier et des autres intervenants. Cette rémunération concerne des prestations réalisées tout au long du projet (et non au cours de portions spécifiques de ce dernier). Le fait d'intégrer ces coûts dans la phase préparatoire permet une plus grande transparence pour le maître d'ouvrage et facilite le calcul des coûts pour le sous-traitant.

Coûts de planification et de conception

Quel que soit le projet, le sous-traitant devra inévitablement planifier les travaux, créer des plannings et les actualiser. Cette tâche ne peut pas être associée à une section de travail spécifique. Le sous-traitant devra également assumer des coûts supplémentaires pour le reporting régulier de l'avancement du projet auprès du maître d'ouvrage. Comme les contrats sont de plus en plus collaboratifs, un nombre croissant de sous-traitants travaillent aussi sur la conception de projets, où ils apportent leur expertise des méthodes et des matériaux. Ces tâches ne peuvent pas non plus être réduites à une section de travail spécifique.

Services sur le chantier

Des chemins d'accès au contrôle de l'érosion, les projets de construction incluent toujours diverses composantes destinées à améliorer le chantier en vue d'optimiser le déroulement des travaux. S'ajoutent à cela des contraintes liées à l'environnement du chantier, nécessaires pour se conformer aux réglementations locales et nationales. Il arrive que les travaux aient un impact sur des structures ou quartiers adjacents. Le sous-traitant doit alors tenir compte des possibles coûts visant à atténuer ces dommages ou nuisances, et les intégrer à la phase préparatoire.

Coûts associés aux maquettes, tests et échantillonnages

Les concepteurs et les maîtres d'ouvrage demandent souvent aux sous-traitants de leur fournir des maquettes illustrant des parties du projet achevé. Ces maquettes peuvent être à l'échelle, miniatures ou virtuelles. De nombreux éléments de la construction devront aussi être testés avant le début des travaux afin de garantir qu'ils seront adaptés à leur utilisation. Les tests d'affaissement du béton et l'échantillonnage aléatoire de la teneur en humidité du bois de construction en sont deux exemples.

Chapitre 3

Modèle de phase préparatoire

Les contrats s'appuient souvent sur le système de numérotation de la NBS britannique pour la définition des coûts lors de la phase préparatoire. Il est également possible d'utiliser un système de numérotation personnalisé associé à du texte. Traditionnellement, un modèle de phase préparatoire inclut les coûts associés aux aspects suivants : 

• 00-05-10 Définition du projet

• 00-05-15 Terminologie des travaux

• 00-05-20 Participants au projet 

• 00-05-70 Lieu du projet

• 00-10-70 Contrat des travaux

• 00-30-70 Approvisionnement du contrat des travaux

• 00-40-70 Établissement du contrat des travaux

• 00-50-70 Gestion du contrat des travaux

• 00-60-70 Vérification du contrat des travaux

• 00-70-70 Administration du contrat des travaux 

• 00-80-70 Exécution du contrat des travaux

Chapitre 4

Contrat préliminaire et préambules

La liste détaillée des coûts identifiés lors de la phase préparatoire et les sections de travail (structure de répartition du travail, activités et tâches) ont vocation à décrire de manière précise l'ensemble des éléments requis pour mener à bien le projet.

Le préambule, en revanche, spécifie les noms des parties au contrat. Il détaille également la norme applicable pour le produit fini, résume les négociations du contrat, précise les procédures d'appel d'offres, donne les objectifs du projet et liste les différents documents qui composent le contrat. La phase préparatoire et le préambule ont donc deux fonctions bien distinctes.

Chapitre 5

Conclusion

Les sous-traitants doivent faire preuve de prudence et prendre en considération l'ensemble des coûts identifiés lors de la phase préparatoire dans leurs contrats de construction. En effet, toute négligence pourrait entraîner un dépassement du budget total prévu par le sous-traitant, voire des litiges.